C-Specialist

FAQ - klanten

 
 
FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL 
 
 
 
 
Documentatie nexuzhealth • 2025       1/107 
  
Inhoudsopgave 
Inhoud 
ATTESTEN EN DOCUMENTEN BEHEREN ............................................................................................................... 5 
1 Locatie: Attesten en documenten ................................................................................................................. 5 
2 Een nieuw attest/document aanmaken ........................................................................................................ 5 
3 4D expressies................................................................................................................................................. 6 
4 Keuzelijsten, keuzeparagrafen, typeteksten ............................................................................................... 10 
5 Extra mogelijkheden en opties .................................................................................................................... 10 
BACKUP .............................................................................................................................................................. 12 
1 Hoe maakt u een back-up in C-specialist? ................................................................................................... 12 
1.1 Standalone omgeving (3 mogelijkheden) ............................................................................................. 12 
2 Waar wordt de back-up bewaard en hoeveel back-ups zijn er nodig? ....................................................... 12 
CLIENT/SERVER................................................................................................................................................... 14 
1 Gebruiker kan niet inloggen ........................................................................................................................ 14 
CLOUD ................................................................................................................................................................ 15 
1 Cloud services .............................................................................................................................................. 15 
1.1 Inleiding ................................................................................................................................................ 15 
1.2 OneDrive .............................................................................................................................................. 15 
1.3. Google Drive (Backup and Sync) ......................................................................................................... 15 
1.4. Dropbox ............................................................................................................................................... 16 
1.5 Conclusie .............................................................................................................................................. 16 
DATAFILE ............................................................................................................................................................ 17 
1 Datafile is damaged ..................................................................................................................................... 17 
2 Ok en annuleer knop zijn verdwenen ......................................................................................................... 17 
DYMOPRINTER ................................................................................................................................................... 18 
1 Dymoprinter werkt niet meer ..................................................................................................................... 18 
EHEALTH ............................................................................................................................................................. 19 
1 Foutmelding eHealth ................................................................................................................................... 19 
2 Waar staat mijn eHealthcertificaat? ........................................................................................................... 19 
3 Vernieuwing/verlenging eHealth certificaat. .............................................................................................. 19 
3.1 Introductie ............................................................................................................................................ 19 
3.2 Installatie requestor-software ............................................................................................................. 19 
4 Is er een probleem met eHealth? ............................................................................................................... 20 
EHEALTHBOX ...................................................................................................................................................... 21 
1 Importeren en exporteren van protocols (brieven) (versie 20250130) ...................................................... 21 
2 Integratie ..................................................................................................................................................... 21 
2.1 Aanpassingen in het kader van de eHealthbox-integratie in C-specialist ............................................ 21 
2.2 Gebruik van de geïntegreerde eHealthbox-functies in C-specialist ..................................................... 22 

 
 
FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL 
 
 
 
 
Documentatie nexuzhealth • 2025       2/107 
3 Verbeterde waarschuwing bij niet verzonden protocols, brieven. (versie 20250404) ............................... 25 
ELEKTRONISCH VOORSCHRIFT ........................................................................................................................... 26 
1 Geen barcode .............................................................................................................................................. 26 
2 Hoe een voorschrift maken? ....................................................................................................................... 26 
3 Nieuw certificaat koppelen ......................................................................................................................... 28 
EXPORT/IMPORT .............................................................................................................................................. 30 
1 Exporteren van gegevens met behoud van huidige lijst ........................................................................... 30 
FAKTURATIE...................................................................................................................................................... 31 
1 eAttest – werking ...................................................................................................................................... 31 
1.1 Bestanden .......................................................................................................................................... 31 
1.2 RIZIV-CODES ....................................................................................................................................... 31 
1.3 Mutualiteiten ..................................................................................................................................... 33 
1.4 PRESTATIE-CODES .............................................................................................................................. 36 
2 eAttest verwijderen................................................................................................................................... 39 
3 eAttest - aanpassingen .............................................................................................................................. 39 
3.1 Overzicht van functionaliteiten (versie 20250102) ............................................................................ 39 
3.2 Geen supplement bij speciaal statuut (versie 20250130) .................................................................. 40 
3.3 Afronden en B-tarief (versie 20250130) ............................................................................................ 41 
3.4 Configuratie prestatiecodes (versie 20250130) ................................................................................. 42 
3.5  Vereenvoudiging in werking en configuratie (versie 20250130) ...................................................... 43 
3.6  Soorten prestaties (versie 20250130) ............................................................................................... 44 
3.7  Configuratie prestatiecodes voor elektronisch factureren (versie 20250130) ................................. 45 
3.8 Tarificatiescherm ................................................................................................................................ 48 
4 Memberdata (versie 20250102) ............................................................................................................... 49 
5 Aanpassing werking verstrekkings Norm (versie 20250404) .................................................................... 50 
6 Rekeningen ................................................................................................................................................ 50 
6.1 Voorwoord ......................................................................................................................................... 50 
6.2 Rekeningen Aanmaken ...................................................................................................................... 50 
6.3 Rekeningen verwijderen .................................................................................................................... 52 
6.4 Soorten Rekeningen aanmaken ......................................................................................................... 52 
6.5 Documenten Afdrukken ..................................................................................................................... 53 
6.6 Basis van de Rekeningen .................................................................................................................... 53 
7 Supplementen ........................................................................................................................................... 53 
Foto instellingen ............................................................................................................................................... 54 
1 Documenten en foto’s aan de database koppelen ................................................................................... 54 
2 Documenten en foto’s extern bewaren .................................................................................................... 55 
3 GDPR (Foto’s en andere documenten in de database bewaren) .............................................................. 56 
GDPR ................................................................................................................................................................ 57 
1 Standaard logging ...................................................................................................................................... 57 
2 Standaard paswoord (gebruik en statistiek) wijzigen: .............................................................................. 58 

 
 
FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL 
 
 
 
 
Documentatie nexuzhealth • 2025       3/107 
3 Paswoord per gebruiker noodzakelijk: ...................................................................................................... 58 
4 Bijkomende authorisatie voor import, export en quick report: ................................................................ 59 
5 Verplichte back-up (tijdens het opstarten van de applicatie): .................................................................. 60 
6 Verplichte back-up (tijdens het afsluiten van de applicatie) ..................................................................... 60 
7 Foto EID bewaren ...................................................................................................................................... 60 
8 Autoquit .................................................................................................................................................... 60 
9 Foto’s niet in de database bewaren .......................................................................................................... 60 
HARDWARE ...................................................................................................................................................... 61 
1 Windows/Mac verouderd? ....................................................................................................................... 61 
1.1 Windows ............................................................................................................................................ 61 
1.2 Mac ..................................................................................................................................................... 61 
2 Server ........................................................................................................................................................ 61 
3 Printers ...................................................................................................................................................... 62 
3.1 Aanbevolen printers voor het afdrukken van brieven/attesten/voorschriften ................................. 62 
3.2 Aanbevolen matrix-printers: .............................................................................................................. 62 
3.3 Aanbevolen label-printers .................................................................................................................. 62 
4 Migratie van C-specialist naar een nieuwe PC/MAC ................................................................................. 62 
5 Wat te doen bij een gecrashte computer? ............................................................................................... 63 
6 Belangrijke informatie ............................................................................................................................... 63 
HOOFDSTUK IV CHIVARS .................................................................................................................................. 64 
1 Eerste aanvraag ......................................................................................................................................... 64 
1.1 Bijlagen ............................................................................................................................................... 66 
2 Verlenging/stopzetting .............................................................................................................................. 68 
INSTALLER/UPGRADE ....................................................................................................................................... 71 
1 Installer ..................................................................................................................................................... 71 
1 Installer werkt niet .................................................................................................................................... 74 
2 Probleemlijst is verdwenen na de upgrade met de installer .................................................................... 74 
3 Medibase start niet meer op na upgrade met de installer ....................................................................... 75 
KAARTLEZER ..................................................................................................................................................... 76 
1 Kaartlezer werkt niet meer ....................................................................................................................... 76 
KEUZELIJSTEN (KL) EN KEUZEPARAGRAFEN (KP) .............................................................................................. 77 
1 Keuzelijst aanmaken.................................................................................................................................. 77 
1.1 Stappen .............................................................................................................................................. 77 
2 Keuzeparagraaf aanmaken ........................................................................................................................ 78 
2.1 Stappen .............................................................................................................................................. 78 
3 Back-up ...................................................................................................................................................... 80 
4 Documenten .............................................................................................................................................. 80 
KLINISCH DOSSIER ............................................................................................................................................ 81 
1 Voorwoord ................................................................................................................................................ 81 
2 Klinische consultaties ................................................................................................................................ 81 

 
 
FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL 
 
 
 
 
Documentatie nexuzhealth • 2025       4/107 
2.1 Klinische consultaties aanmaken ....................................................................................................... 81 
2.2 Klinische consultaties verwijderen ..................................................................................................... 82 
3 Detail info .................................................................................................................................................. 82 
3.1 Werkwijze ........................................................................................................................................... 83 
4 Een brief automatisch genereren (vanuit een klinische consultatie) ........................................................ 83 
5 Uitzonderlijke specialismen ...................................................................................................................... 84 
5.1 Pediatrie ............................................................................................................................................. 84 
5.2 ORL ..................................................................................................................................................... 85 
5.3 Oftalmologie....................................................................................................................................... 85 
5.4 Gynaecologie ...................................................................................................................................... 85 
LABELS .............................................................................................................................................................. 87 
1 Labels aanpassen van inhoud .................................................................................................................... 87 
MUTUALITEITSGEGEVENS ................................................................................................................................ 89 
1 Mutualiteitsgegevens worden niet opgeladen ......................................................................................... 89 
PATIENTEN ....................................................................................................................................................... 90 
1 Lijst van patiënten uit Medibase halen ..................................................................................................... 90 
PEDIATRIE ......................................................................................................................................................... 94 
1 Groeicurven 2024 (versie 20250130) ........................................................................................................ 94 
PRINTEN ........................................................................................................................................................... 95 
1 De brieven worden niet meer afgeprint ................................................................................................... 95 
PROTOCOLS ...................................................................................................................................................... 95 
1 juiste arts selecteren bij import protocols ................................................................................................ 95 
2 Protocols van een bepaald labo worden niet ingelezen ........................................................................... 95 
RECIP-E ............................................................................................................................................................. 96 
1 Nieuwe geneesmiddelen toevoegen ......................................................................................................... 96 
1.1 Verwijderen van de therapielijst ........................................................................................................ 96 
1.2 Een nieuw geneesmiddel toevoegen ................................................................................................. 96 
1.3 Aanvullende opties voor geïmporteerde geneesmiddelen ................................................................ 97 
1.4 Invoeren van magistrale bereidingen ................................................................................................ 98 
1.5 Opnieuw opbouwen van de therapielijst ......................................................................................... 100 
2 Softwarematige configuratie................................................................................................................... 100 
2.1 Vereisten .......................................................................................................................................... 100 
2.2 Configuratie ...................................................................................................................................... 101 
2.3 eHealth-connector ........................................................................................................................... 105 
2.4 Geneesmiddelenbestand ................................................................................................................. 105 
Website .......................................................................................................................................................... 106 
 
 
 
 

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 5/107

1 ATTESTEN EN DOCUMENTEN BEHEREN

1.1 Locatie: Attesten en documenten

In C-specialist is het mogelijk om via menu HULPMIDDELEN – DOCUMENTEN zowel attesten als documenten

aan te maken die relevant zijn binnen de praktijk. Via het menu HULPMIDDELEN – DOCUMENTEN zijn alle

eerder aangemaakte documenten en attesten toegankelijk. Daar worden ze bewaard.

1.2 Een nieuw attest/document aanmaken

Wanneer u zich in het attesten/documenten-bestand bevindt (nadat u via het menu HULPMIDDELEN –

DOCUMENTEN daarnaartoe bent gegaan) kan u via het + teken een nieuw document of attest gaan aanmaken:

Eens geklikt op het + teken ziet u het volgende scherm verschijnen:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 6/107

Let op: er MOET een Identificatie worden gekozen en ingegeven (zo neen, dan zal het document of attest niet

worden bewaard).

Enkele zeer belangrijke opties om te onthouden:

We vinken de optie ‘Te gebruiken als attest’ aan als we een attest aanmaken (vinken we dit niet aan, dan gaat

het altijd om een DOCUMENT).

De bedoeling van de optie ‘Te gebruiken als attest’ is dat alle Attesten mooi gegroepeerd worden in een

keuzelijst wanneer je vanuit het patiëntendossier werkt, nadat je op de knop Attest zou klikken (het groepeert

in die keuzelijst alle attesten bij elkaar).

De optie ‘Attesten als brief bewaren’ vinken we aan als we wensen dat het Attest als een brief bewaard moet

worden. Dit zal maar gebeuren nadat het Attest ook effectief werd afgedrukt, anders wordt het alsnog niet

bewaard.

Met behulp van de knop kan je, desgewenst, een voorbeeld van het attest afdrukken naar je

printer, bij wijze van test (om te controleren of de tekst bvb mooi gepositioneerd wordt op de print-out, of om

te testen of het papier naar de juiste lade wordt afgedrukt).

1.3 4D expressies

Bij de aankoop van C-specialist voorzien wij al een reeks attesten, zoals bvb. het Werk- en les

onbekwaamheidsattest.

Belangrijk om weten is, vooral bij het gebruik van attesten, dat je gebruik kan maken van heel wat ‘4D

expressies’ die ervoor zorgen dat je attest voor een groot stuk al automatisch wordt ingevuld.

Indien je de 4D-codes even niet wenst te zien (om te testen of ze doen wat jij wenst) dan kan je door middel

van 1 klik op (deze knop vind je bij het submenu ‘Insert & View’) in de plaats van de codes de eventuele

inhoud van het attest laten zien. Maar meestal is het nuttiger om de codes te laten zien, omdat er anders

mogelijks niets getoond zal worden (afhankelijk van of je eerder een patiëntendossier had geopend of niet). In

het voorbeeld hieronder zien we de 4D-codes, zodat we makkelijker de lay-out kunnen wijzigen.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 7/107

Het is steeds mogelijk om nieuwe 4D-codes toe te voegen aan een attest door middel van een klik op de

volgende knop:

Vervolgens verschijnt de ‘Formula Editor’ van waaruit je heel erg veel 4D codes kan halen om mee op te nemen

in het attest, zodat je je attesten zo goed als mogelijk kan automatiseren.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 8/107

Dit is gecompliceerd maar via deze weg toch 1 voorbeeldje mee hoe dat we bijvoorbeeld de datum automatisch

mee zouden kunnen opnemen in een attest (of een document).

Scroll vanuit de Formula Editor bij ‘Commands by Themes’ bijvoorbeeld naar ‘Date and Time’ en selecteer

Current date door erop te DUBBEL KLIKKEN (het is belangrijk dat u erop dubbelklikt anders wordt het commando

niet mee opgenomen in het document of in het attest):

Documentatie nexuzhealth • C-specialist – Attesten en documenten beheren - 23/08/2024 6/8

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 9/107

Hierna zal je zien dat de datum automatisch mee zal verschijnen in het attest of in het document.

Let op, dit is 4D CODE en dus ‘onleesbaar’ voor ons:

Hoe maken we dit toch even leesbaar?

Als we vervolgens via , bij submenu Insert & View de 4D-codes uitschakelen, dan zien we nu inderdaad

dat de datum mee wordt opgenomen:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 10/107

Omdat dit alles vrij complex is raden we aan om bij vragen contact op te nemen met onze service desk.

1.4 Keuzelijsten, keuzeparagrafen, typeteksten

Binnen een attest kan je eveneens keuzelijsten, keuzeparagrafen en typeteksten toevoegen.

Dit doe je door respectievelijk {KL;xxxxx} of {KP;xxxxx} of {TT;xxxxx} toe te voegen.

De xxxxx staat voor de naam van elk van de elementen. Dus indien je i.p.v. het woord ‘werken’ een keuze

wenst om de juiste reden weer te geven kan je een keuzelijst ‘Reden’ maken met daarin een lijstje van uw

redenen.

Deze kan je dan in het attest oproepen door {kl;reden} in het attest te plaatsen en dan via CTRL + spatie de lijst

zichtbaar te maken.

Deze materie is vrij complex dus we raden aan om bij vragen contact op te nemen met onze service desk voor

begeleiding.

1.5 Extra mogelijkheden en opties

Er zijn nog heel erg veel instellingen mogelijk vanuit het attest of document.

Die settings kan je ‘openen’ door met de rechtermuisknop te klikken in het document/attest (vanuit de

tekstverwerker). We hebben ervoor gekozen om deze mogelijkheden en settings niet allemaal uit te schrijven.

Bij vragen mag u steeds contact opnemen met onze service voor meer informatie.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 11/107

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 12/107

2 BACKUP

2.1 Hoe maakt u een back-up in C-specialist?

We maken een onderscheid tussen een client-server omgeving en een standalone omgeving.

In een standalone omgeving moet er standaard (volgens de GDPR-regelgeving), bij het opstarten en bij het

afsluiten van C-specialist, een back-up worden gemaakt. Back-ups vanuit een server omgeving worden in overleg

met de klant en/of de IT-beheerder van de klant ingesteld.

2.1.1 Standalone omgeving (3 mogelijkheden)

1. De back-up wordt automatisch gemaakt bij het opstarten van de applicatie (te vinden onder archief /

voorkeurkeuren / GDPR).

2. De back-up wordt automatisch gemaakt bij het afsluiten van de applicatie (te vinden onder archief /

voorkeurkeuren / GDPR).

3. U maakt zelf een back-up op een zelfgekozen moment.

Als u zelf een back-up maakt, kan dit via Archief → Back-up. Hierna verschijnt de vraag of u de back-up wenst te

starten:

Via Archief → Voorkeuren kunt u in de tab Folder GDPR aangeven of de back-up moet gebeuren bij het opstarten

of bij het afsluiten van de applicatie,

We krijgen regelmatig de opmerking dat deze opties niet altijd handig zijn, omdat men snel wil beginnen met

de consultatie en eerst moet wachten op de back-up. U kunt echter de back-up onderbreken door op STOP te

klikken, zodat u direct aan de slag kunt.

Volgens de GDPR-regelgeving moeten wij als softwareleverancier u als gebruiker in staat stellen om een back-up

te maken, al dan niet automatisch.

2.2 Waar wordt de back-up bewaard en hoeveel back-ups

zijn er nodig?

Via menu Archief → Variabelen kunt u instellen om de hoeveel dagen u eraan herinnerd wenst te worden dat er

gedurende x-aantal dagen reeds geen back-up meer werd gemaakt. Ook kan u instellen vanuit de variabelen

hoeveel back-ups er maximaal moeten worden bijgehouden.

Back-ups worden standaard bewaard op de volgende locatie (afhankelijk van of het gaat om een PC of een MAC).

Deze locatie MOET steeds deze zijn waar de folder ‘database’ bestaat:

* Voor pc's: C:\Medibase\Database

* Voor Mac's: Macintosh HD:Medibase:Medibase.app:Contents:Database:

Bij het maken van een back-up wordt altijd de datum geregistreerd, zodat u kunt zien wanneer deze is gemaakt.

In het veld Kopie naar kunt u aangeven waar de back-up naartoe moet worden gekopieerd (best gebeurt dit naar

een externe informatiedrager).

Na verloop van tijd werd het probleem opgemerkt dat er onvoldoende ruimte was om meerdere back-ups te

bewaren. Daarom werd voorzien dat de back-up gecomprimeerd wordt met WINRAR. Hiervoor moet u WINRAR

installeren en in Archief → Licentie → Licentieparameters aangeven waar WINRAR is

geïnstalleerd: C:\Program Files\WinRAR\winrar.exe.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 13/107

Voor Mac is dit niet nodig, omdat de back-up automatisch gecomprimeerd wordt. Houd er echter rekening

mee dat dit extra tijd in beslag neemt, naast de tijd voor het maken van de back-up zelf.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 14/107

3 CLIENT/SERVER

3.1 Gebruiker kan niet inloggen

Als een bepaalde gebruiker niet kan inloggen wilt dit zeggen dat deze op een andere client nog actief is. Het is

belangrijk om te weten dat een gebruiker slechts 1x gelijktijdig kan werken. Indien deze gebruiker op dat

moment volgens de medewerkers niet gestart werd dan kan het zijn dat deze toch nog wordt getoond in de

gebruikerslijst op de 4D server. Dit kan gecontroleerd worden en deze kan ‘geforceerd gestopt’ worden via de

optie ‘drop user’:

Indien de 4D server gestart is als een service zal u dit zelf niet kunnen doen.

Neem in dit geval contact op met ons.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 15/107

4 CLOUD

4.1 Cloud services

4.1.1 Inleiding

In deze handleiding laten we je zien hoe je populaire clouddiensten zoals OneDrive, Google Drive en Dropbox

kunt installeren en gebruiken. Deze cloudoplossingen zorgen voor efficiënte opslag en delen van bestanden

tussen apparaten, en bieden tevens back-upopties voor je belangrijke gegevens.

We behandelen de installatieprocedures voor elke dienst, stappen om bestanden te synchroniseren, en hoe

ervoor te zorgen dat ze automatisch starten bij het opstarten van het systeem. Zorg ervoor dat je geldige

inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord) hebt voor elke dienst voordat je met de installatie begint.

4.1.2 OneDrive

4.1.2.1 Installatie

Je kunt OneDrive downloaden van de officiële Microsoft-website: https://onedrive.live.com/about/nlnl/

download/. Na het downloaden van het installatieprogramma, voer je het uit en volg je de instructies op het

scherm om de installatie te voltooien.

Nadat de installatie is voltooid, log je in met je Microsoft-accountgegevens. Als je nog geen account hebt, kun

je er een aanmaken tijdens het inlogproces.

4.1.2.2 Werking

Na het installeren van OneDrive zie je een wolkicoon ( ) in het systeem vak (rechtsonder op het scherm):

- Een wit/blauw wolkicoon geeft aan dat OneDrive actief is.

- Een grijs wolkicoon betekent dat OneDrive niet actief is; je moet op het icoon klikken en inloggen.

- Een ronddraaiend icoon geeft aan dat OneDrive bestanden synchroniseert.

Zorg ervoor dat OneDrive automatisch start wanneer je computer opstart. Om dit te doen, klik je op het

wolkicoon, ga je naar Instellingen en schakel je de optie in 'OneDrive automatisch starten wanneer ik inlog op

Windows'.

4.1.3. Google Drive (Backup and Sync)

4.1.3.1 Installatie

Je kunt Google Drive downloaden van de officiële website: https://www.google.com/drive/download/ . Na het

downloaden voer je de installatie uit en log je in met je Google-account.

Selecteer de mappen en bestanden die je wilt synchroniseren met je Google Drive-account. Je kunt bijvoorbeeld

je bureaublad, documenten en afbeeldingen kiezen.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 16/107

4.1.3.2 Werking

Google Drive is te herkennen aan het cloud-icoon in het systeem vak.

- Een gekleurd wolkicoon geeft aan dat de app actief is.

- Een grijs icoon betekent dat Google Drive niet actief is; dubbelklik op het icoon om in te loggen.

Om ervoor te zorgen dat Google Drive automatisch start, klik je op het icoon, ga je naar Voorkeuren >

Instellingen, en schakel je de optie in 'Google Drive automatisch starten wanneer ik inlog op mijn computer'.

4.1.4. Dropbox

4.1.4.1 Installatie

Download Dropbox van de officiële website: https://www.dropbox.com/nl-nl/install.

Voer de installatie uit en log in met je Dropbox-accountgegevens. Als je nog geen account hebt, kun je er een

aanmaken tijdens het installatieproces.

Selecteer de mappen die je wilt synchroniseren met Dropbox.

4.1.4.2 Werking

Na de installatie herken je Dropbox aan het icoon in het systeem vak.

- Een blauw/wit icoon geeft aan dat Dropbox actief is en bestanden synchroniseert.

- Een grijs icoon betekent dat Dropbox niet actief is; dubbelklik op het icoon om in te loggen.

- Als het icoon beweegt, is Dropbox bestanden aan het synchroniseren.

Zorg ervoor dat Dropbox automatisch start door op het icoon te klikken, naar Voorkeuren > Algemeen te gaan,

en de optie in te schakelen om Dropbox te starten bij het opstarten van het systeem.

4.1.5 Conclusie

Door de bovenstaande stappen te volgen, kun je OneDrive, Google Drive en Dropbox succesvol installeren en

configureren voor efficiënte bestandssynchronisatie en back-up. Controleer regelmatig.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 17/107

5 DATAFILE

5.1 Datafile is damaged

Wanneer de datafile beschadigd is dan zal deze hersteld

moeten worden door ons. Gelieve hiervoor contact op nemen met ons via mail medibase@nexuzhealth.com of

via het nummer 011/240 350.

5.2 Ok en annuleer knop zijn verdwenen

1. Klik met de rechtermuisknop op de snelkoppeling op het bureaublad en kies eigenschappen. Selecteer

snelkoppeling. Selecteer bij uitvoeren ‘gemaximaliseerd’. Klik op toepassen en vervolgens klik je op OK. Herstart

vervolgens het programma.

2. Klik met de rechtermuisknop op het bureaublad en kies beeldscherminstellingen . Vervolgens kiest u

bij de optie schaal (ongeveer in het midden) 100%. Sluit af via OK en herstart de computer.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 18/107

6 DYMOPRINTER

6.1 Dymoprinter werkt niet meer

1. Controleer of de printer op een correcte manier is aangesloten (via USB). .

Trek de stekker even uit het stopcontact zodat het cachegeheugen wordt gereset

2. Werden de labels op de juiste manier ingevoerd in de printer?

3. Staat de printer-driver slechts niet meer dan 1 keer geïnstalleerd onder Windows / Mac?

4. Ga in Medibase naar archief / licentie / duidt de gebruiker aan / potloodje / 3e pagina / is in het veld ‘Printer

labels’ de juiste printer geselecteerd? Zo neen, klik op printer labels en duidt de correcte printer aan. Herstart

Medibase en probeer een label af te printen.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 19/107

7 EHEALTH

7.1 Foutmelding eHealth

1. U kan via de installer eHealth opnieuw installeren door te klikken op ‘versie’:

2. Controleer of het eHealth-certificaat nog niet vervallen is (let op: geldigheidsduur van 3 jaar). Controleer

ook of het paswoord ingevuld staat via archief / licentie / licentieparameters / dubbelklikken op de naam

van de betreffende dokter.

7.2 Waar staat mijn eHealthcertificaat?

map medibase / eHealth / resources / P12

map eHealth / keystore

dit kan u normaal ook terugvinden in uw mails na het aanvragen van een nieuw certificaat

7.3 Vernieuwing/verlenging eHealth certificaat.

7.3.1 Introductie

In dit document wordt uitgelegd hoe u een eHealth-certificaat kunt aanvragen of verlengen. De informatie is

nuttig voor zowel PC- als MAC-gebruikers. Door middel van duidelijke stappen en screenshots wordt getoond

hoe u het programma voor het vernieuwen of aanvragen van een nieuw certificaat kunt downloaden en starten

op beide platformen.

7.3.2 Installatie requestor-software

7.3.2.1 Google de requestor-software (MAC/PC)

Open Google (of een andere internet-browser) en typ in de zoekbalk de volgende tekst: "Beheer van de

eHealth-certificaten”. Vervolgens klikt u op ‘Beheer van de eHealth-certificaten”

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 20/107

Rechtstreekse link: Beheer van de eHealth-certificaten

7.3.2.2 ETEE-requestor-software (download)

Klik op ‘Toegang tot de toepassing’:

Dit zal tot gevolg hebben dat de software (de ETEE-requestor) zal worden gedownloaded.

7.3.2.3 Openen van de ETEE-REQUESTOR

7.3.2.3.1 MAC

Open de etee_requestor-nl software als volgt:

1. Navigeer naar de downloadmap.

2. Dubbelklik op het gedownloade bestand om de applicatie te starten.

7.3.2.3.2 PC

Open de etee_requestor-nl software door met de rechtermuisknop te klikken en te kiezen voor 'Openen met'.

Selecteer 'Java™ Web Start Launcher'. Als deze optie niet beschikbaar is, kies dan voor 'Een andere app

selecteren' en navigeer naar het bestand javaws.exe.

7.3.2.4 Uitvoeren van de app (MAC/PC)

Na het openen van de software (zowel op PC als MAC) verschijnt een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd of

u de applicatie wilt uitvoeren. Volg de stappen om een certificaat aan te vragen of te verlengen.

7.4 Is er een probleem met eHealth?

Via deze website Dashboard - ehealth status website kan u de status van eHealth zien. Als er een rood vinkje

staat, wil dit zeggen dat er problemen zijn bij eHealth.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 21/107

8 EHEALTHBOX

8.1 Importeren en exporteren van protocols (brieven)

(versie 20250130)

Na het importeren of exporteren van protocols (brieven) via de eHealthbox binnen C-Specialist wordt

er telkens een boodschap gegeven. Aan de hand van deze boodschap kan er duidelijk afgeleid worden

of het importeren of exporteren van de protocols (brieven) al dan niet zijn gelukt.

8.2 Integratie

8.2.1 Aanpassingen in het kader van de eHealthbox-integratie in C-

specialist

De eHealthbox is een beveiligde mailbox op een server van eHealth die het mogelijk maakt om berichten tussen

zorgverleners, die beschikken over een geldig eHealthcertificaat, mogelijk te maken op een beveiligde manier.

De wetgever verplicht zorgleners om medische gegevens op een beveiligde manier uit te wisselen. Doorsturen

van medische rapporten via email is niet toegestaan.

Modules als Mediring en Hector maken de communicatie met de eHealthbox éénvoudig.

Dezelfde functies worden in C-specialist geïntegreerd en verder verfijnd.

Merk op dat de url

https://www.ehealth.fgov.be/nl/beroepsbeoefenaars-in-degezondheidszorg/diensten/ehealthbox rechtstreeks

toegang tot de ehealthbox verleent.

Iedere eHealthbox is verbonden aan één specifieke zorgverlener en is enkel toegankelijk voor deze bepaalde

zorgverlener.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 22/107

8.2.2 Gebruik van de geïntegreerde eHealthbox-functies in C-specialist

8.2.2.1 Berichten ontvangen/importeren vanuit eHealthbox in C-specialist

Deze actie dient expliciet uitgevoerd te worden via menu “Speciaal” ->”Importeer protocols”:

Bevestig via “OK”. Standaard staat de vink “Verwijder de berichten uit de eHealth Box, na het importeren” aan.

De bedoeling is om de eHealthbox telkens leeg te maken nadat de inbox berichten geïmporteerd zijn in C-

specialist (zo niet bestaat het risico dat de eHbox “vol” loopt waardoor er geen berichten meer ontvangen

kunnen worden).

Standaard zijn de protocols nog steeds opvraagbaar via Detailinfo bij de patienten-fiche of via Routine Protocols

bij nog niet gecontroleerde resultaten. Via menu “Routine” ->”Protocols” kunnen de geïmporteerde berichten

geraadpleegd worden. Dit is eigenlijk hetzelfde wat men vroeger had bij Hector of Mediring.

Er werden ook extra functies voorzien om de geïmporteerde berichten goed te kunnen opvolgen en beheren.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 23/107

Kies (na “Routine” ->”Protocols”) “Bestand” ->”Protocols”

Het overzicht scherm biedt de mogelijkheid om de berichten te filteren op:

 Ontvangen berichten die we hebben

 Verzonden berichten die we hebben

 Zowel ontvangen als verzonden berichten

 Alle berichten die niet gekoppeld zijn aan een patiënt

De binnengekomen berichten kunnen snel overlopen worden door de eerste lijn te selecteren en vervolgens via

de pijl naar beneden op het toetsenbord de volgende lijn te selecteren. De inhoud van het geselecteerde bericht

wordt beneden getoond.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 24/107

Via de knop ‘opzoeken patiënt’ kunnen de protocols gefilterd worden op “geselecteerde patient”.

Opzoeken patiënt

Via de knop ‘opzoeken patiënt’ kunnen de protocols gefilterd worden op “geselecteerde patiënt”. In de lijst zien

we een code, een datum en tijd maar ook eventueel een error en het document.

De error die zou vermeld kunnen worden geeft aan wat er in het oorspronkelijke document fout liep. Zo zou

bijvoorbeeld de datumnotatie (de meest voorkomende error) hierin vermeld kunnen worden.

We zien ook een kolom waarin het document staat vermeld. Dit is de locatie waar het oorspronkelijk te

verwerken document werd geplaatst.

Als je een lijn selecteert dan zal onderaan het scherm de inhoud van het oorspronkelijk bestand komen te staan.

Bij de niet-gekoppelde documenten zien we:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 25/107

In de kolom document staat er niets maar achterliggend vinden we een PDF-bestand. Dus als we hier een lijn

selecteren dan zal onderaan het document zichtbaar zijn. Omwille van GDPR redenen gaan we geen voorbeeld

tonen. Met de knop ‘opzoeken patient’ kunnen we alle protocols zien die verstuurd of ontvangen werden voor

de geselecteerde patient.

In de toekomst zullen er nog verdere verfijningen gedaan worden aan dit scherm, afhankelijk de noden van de

gebruikers.

8.2.2.2 Berichten versturen vanuit C-specialist via eHealthbox

Deze actie dient expliciet uitgevoerd te worden via menu “Speciaal” ->”Exporteer protocols”. De afgewerkte

brieven worden naar de gekozen bestemmelingen verstuurd.

8.3 Verbeterde waarschuwing bij niet verzonden protocols,

brieven. (versie 20250404)

Wanneer berichten niet verzonden werden zal C-Specialist de eHealth export folder openen in de Verkenner

(Windows) of de Finder (MAC). Om te achterhalen wat de oorzaak van het eHealthbox verzend probleem is

kunnen de bestanden met de ”.err”extensie geopend worden.

Bijvoorbeeld “ETK not found” geeft aan dat de bestemmeling niet over een geldig eHealth certificaat beschikt,

waardoor er niet verstuurd kan worden naar de betreffende eHeahlthbox.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 26/107

9 ELEKTRONISCH VOORSCHRIFT

9.1 Geen barcode

1. Is het certificaat van de dokter (juist) ingesteld via archief / licentie / licentieparameters / onderaan op de

naam van de dokter klikken?

2. Staat het certificaat van de dokter onder de volgende mapping: C:\Medibase\EHEALTH\Resources\P12?

3. Heeft de dokter een nieuw certificaat aangevraagd en is deze nog niet gekoppeld aan Medibase? Ga naar

punt 5.3: ‘nieuw certificaat koppelen’.

4. Heeft de dokter een nieuw paswoord voor zijn/haar certificaat? Ga naar archief / licentie / licentieparameters

/ dubbel klik op naam van de dokter / hier kan u het nieuwe paswoord ingeven.

5. Staat het java kadertje open met het certificaat van de dokter? Zo nee,

a. het kan zijn dat u Java opnieuw dient te installeren/upgraden.

b. archief / variabelen / werd de juiste arts geselecteerd? Zo neen, selecteer deze.

6. Werd de arts geselecteerd in de klinische consultatie?

9.2 Hoe een voorschrift maken?

U opent een patiëntendossier en u maakt vervolgens een nieuwe consultatie aan.

U gaat in het vak van therapie staan en klikt vervolgens aan de linkerkant op keuzelijst.

U selecteert het geneesmiddel dat u wenst voor te schrijven en klikt op OK.

U klikt op recip-e.

En u krijgt volgend scherm:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 27/107

Hier wijzigt u het aantal voorschriften, vult u een posologie in met eventueel extra informatie voor de patiënt.

Ook de einddatum kan hier worden verlengd (standaard 3 maanden). Vervolgens klikt u op OK.

Er zal een barcode verschijnen achter barcode recip-e

Nu kan de patiënt met zijn/haar EID-kaart naar de apotheker om het geneesmiddel te gaan kopen. Wilt u het

voorschrift annuleren omwille van een vergissing. Kan u de ALT-toets ingedrukt houden en terwijl u deze blijft

ingedrukt houden op recip-e klikken.

U mag een reden ingeven en op OK klikken.

Nadien zal de melding verschijnen dat het voorschrift geannuleerd is.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 28/107

9.3 Nieuw certificaat koppelen

Als u een nieuw certificaat wilt koppelen met het programma dient u dit op 2 verschillende plaatsen te doen.

1. u gaat naar archief / licentie / licentieparameters / onderaan dubbelklikt u op de naam van de dokter.

Onderaan kan u het nieuwe certificaat invoeren en eventueel het paswoord aanpassen.

2. Vanuit de map medibase dient u het nieuwe certificaat ook nog toe te voegen:

medibase / eHealth / Resources / P12 / hier dient het nieuwe certificaat geplaatst te worden.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 29/107

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 30/107

10 EXPORT/IMPORT

10.1 Exporteren van gegevens met behoud van huidige lijst

U wilt bijvoorbeeld een lijst van geneesheren (huisartsen) toevoegen, maar u wilt de huidige lijst wel behouden.

1. Log in met Organisatie, sluit C-specialist af en kies vervolgens Databaseoverzicht. Selecteer de tabel

geneesheren en klik vervolgens op bestandstoegang (Opgelet: u dient de helpdesk te contacteren

omdat ons administrator-paswoord gevraagd zal worden) en vervolgens kiest u exporteren.

In het onderstaande scherm hoeft u enkel maar het eerste ‘available field’ (Patiënten) aan te klikken ,

waarna je klikt op om het mee op te nemen bij ‘Ordered by Fields/Formulas’. Daarna klikt u op de

knop ‘Sort’.

2. Het bestand zal in de map medibase worden geplaatst.

Ga vervolgens naar de andere computerwaar u betreffende lijst wenst te importeren.

3. Plaats het bestand daar in de map medibase.

4. Log in via Organisatie, sluit C-specialist af en ga naar databaseoverzicht. Kiesbestandstoegang

geneesheren (opnieuw wordt er om het admin-paswoord gevraagd (dit dienen wij in te voeren via

schermovername), importeer het bestand door te klikken op MAAR gelijktijdig houdt u de CTRL + SHIFT

toets ingedrukt. Zodoende zullen de bestaande geneesheren niet verdwijnen.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 31/107

11 FAKTURATIE

11.1 eAttest – werking

11.1.1 Bestanden

Deze bestanden zijn van belang (ze staan ter beschikking voor u, als C-specialist-gebruiker):

- Betrekkelijke_verstrekker.txt

- Nomen_pseudo.txt

- Nomen_nummer.txt

Opladen nomensoft naar RIZIV-CODES

Indien de hierboven genoemde bestanden aanwezig zijn op die plaats waar zich de datafile bevindt, dan worden

ze ingelezen bij het opstarten van C-specialist.

Indien we via de menu’s: BESTANDEN – RIZIV-CODES – BESTAND – SPECIAAL – OPLADEN VAN NOMENSOFT NAAR

RIZIV-CODES gebruiken, dan worden de gegevens opgeladen.

11.1.2 RIZIV-CODES

Indien u start met het gebruik van de tarificatie-module en met eAttest, dan hebt u zeer waarschijnlijk nog geen

gegevens in de bestanden RIZIV-CODES en PRESTATIE-CODES ter beschikking (zoja: dan zijn ze waarschijnlijk al

langer ‘out-of-date’). Verwijder eerst alle records en laad daarna de nieuwe RIZIV-RECORDS in.

Opladen RIZIV-CODES

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 32/107

Let op dat u eerst het juiste (uw) Specialisme selecteert. In het onderstaande voorbeeld selecteren we de

specialiteit ‘Oftalmologie’:

Daarna selecteren we de optie ‘ambulant’ (zie net onder Specialisme):

Extra mogelijkheden

Nu dat we alle ambulante oftalmologische RIZIV-CODES in lijst-vorm zien, zien we onderaan deze mogelijkheden:

- Alle (of huidige selectie) opladen en bestaande RIZIV-codes eerst verwijderen …

- De bestaande RIZIV-codes die reeds bestaan in C-specialist aan laten passen …

- 1 bepaalde RIZIV-code opladen (door middel van het intypen van die code in het voorziene ‘veld’) …

RIZIV-CODE-configuratie

Nu dat we alle relevante RIZIV-codes hebben opgeladen, kunnen we deze RIZIV-CODE-records gaan instellen,

waar nodig:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 33/107

11.1.3 Mutualiteiten

Ten opzichte van eerdere C-specialist-versies zijn er nu meerdere instellingen mogelijk vanuit de RIZIVRECORDS.

Bijvoorbeeld: omwille van de grote verscheidenheid aan mutualiteiten is het mogelijk dat er hieromtrent

aanpassingen moeten gebeuren.

Betrekkelijke verstrekker meesturen

Vanuit een rekening kunnen we een VOORSCHRIJVER automatisch laten invullen:

Deze voorschrijver zal worden getoond in de rekening, indien er eerst vanuit het bestand SOORTEN REKENINGEN

wordt aangegeven dat er een voorschrijver nodig is (aan te vinken). Je kan deze voorschrijver mee opnemen in

de soort rekening.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 34/107

Betrekkelijke verstrekker - uitvoerende arts

In de RIZIV-CODE kan je nog meegeven dat de verstrekker (= voorschrijver) van de prestatie ook de uitvoerende

arts is. Dit betekent dat in de rekening geen voorschrijver moet worden ingevuld omdat je meegeeft dat de

voorschrijver de uitvoerende arts is. Dit kan je doen voor alle mutualiteiten of voor slechts een bepaalde groep

van mutualiteiten (of voor één bepaalde mutualiteit). We hebben al vastgesteld dat er mutualiteiten zijn (bvb.

306) die WEL een betrekkelijke verstrekker moeten krijgen terwijl dit voor andere mutualiteiten niet geldt. In dat

laatste aangehaalde voorbeeld zou dit als volgt moeten worden aangeduid in de RIZIV-CODE:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 35/107

In het screenshot hierboven geven we aan dat een betrekkelijke verstrekker enkel wordt meegestuurd via eAttest

indien de patiënt is aangesloten bij de mutualiteit 306.

Mogelijkheden?

- Een betrekkelijke verstrekker wordt altijd gestuurd. In dat geval wordt de optie ‘Alle mut’ aangeduid.

- Een betrekkelijke verstrekker wordt enkel gestuurd indien het begin cijfer van de mutualiteit een 1 tot

en met 9 is.

- Er wordt nooit een betrekkelijke verstrekker gestuurd behalve indien de mutualiteit voorkomt in het

lijstje van uitzonderingen

Pseudo-nomenclatuurnummers

Voorheen kon je slechts 1 nomenclatuurnummer ingeven (nu kunnen hier meer nomenclatuurnummers worden

ingegeven). Dit veld wordt tevens automatisch opgevuld bij het inlezen van de nomenclatuur-codes

(nomen_pseudo.txt).

Belangrijk! Het lidmaat (LINKS/RECHTS) dient u onderaan mee aan te duiden in het PRESTATIE-CODE-record,

vanuit het prestatiecode-bestand.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 36/107

11.1.4 PRESTATIE-CODES

Lidmaat-aanduiding (Li/Re)

Bij een aantal nomenclatuurnummers is het vereist om duidelijk aan te geven of het gaat om een rechter of het

linker-lidmaat (bvb: rechteroog/linkeroog).

De RIZIV-code is diegene waaronder ze ook gekend is bij het RIZIV dus je mag er geen extra toevoegingen aan

doen. Om aan te geven dat het om links of rechts gaat moet via de prestatiecode gebeuren. Daar geef je

bijvoorbeeld als code 248275L of 248275R en niet vergeten ook onderaan het scherm van de prestatiecode ook

de aanduiding te doen van link(L) of rechts(R).

Bijvoorbeeld:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 37/107

In het voorbeeld hierboven zien we duidelijk een L achter de code staan (in het veld Code). Ook in de omschrijving

hebben we duidelijk ‘LINKS’ mee ingevuld. Maar let op, in de RIZIV-CODE zelf (in het groen) mag je geen L of R

bijtypen. Hier mag enkel de officiële erkende RIZIV-CODE staan. Doe je dat niet, dan zal het versturen via eAttest

niet correct gebeuren. VERGEET ZEKER OOK NIET OM TE CONTROLEREN OF ONDERAAN IN DE PRESTATIE-CODE

L/R STAAT AANGEDUID (!).

Afdruk bewijs (eAttest)

Door in de prestatiecode onderaan een L of R te selecteren zullen de afgedrukte documenten na aanmaak van

een eAttest er als volgt uitzien:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 38/107

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 39/107

11.2 eAttest verwijderen

Indien u een eAttest wenst te verwijderen houdt u de ALT toets ingedrukt en u blijft deze ingedrukt houden

terwijl u ook klikt op ‘eAttest’. Er zal u eerst nog even gevraagd worden om een reden te aan te geven waarom

u het eAttest wenst te verwijderen:

Vervolgens klikt u op OK om verder te gaan.

U zal vervolgens de melding krijgen dat het eAttest is geannuleerd:

Let wel, indien u een rekening in zijn geheel wenst te verwijderen (waaraan een eAttest is gekoppeld) dient u

eerst het eAttest te verwijderen en slechts daarna kan de rekening worden verwijderd.

11.3 eAttest - aanpassingen

11.3.1 Overzicht van functionaliteiten (versie 20250102)

- “Rekeningen Elektronisch” (voor eAttest).

- “Rekeningen” (voor traditionele methoden).

De ‘E’ in de laatste kolom wilt zeggen dat de rekening elektronisch is aangemaakt.

Is het vinkje aangeduid dan is de rekening elektronisch aangemaakt.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 40/107

Is het vinkje niet aangeduid dan is de rekening nog op de oude manier aangemaakt.

11.3.2 Geen supplement bij speciaal statuut (versie 20250130)

Bij een speciaal statuut mag er geen supplement worden aangerekend tenzij het gaat om een pseudocode.

In ons voorbeeld ziet u een uitroepteken staan bij speciaal statuut. Dit uitroepteken wil zeggen dat deze patiënt

recht heeft op verhoogde tegemoetkoming en geen supplementen mag aangerekend worden.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 41/107

11.3.3 Afronden en B-tarief (versie 20250130)

 Afronden wordt voorzien op niveau van de factuur zelf: maakt het mogelijk om de afronding van het

totale bedrag van de factuur aan te passen.

Voor Omnio patiënten mag het bedrag NIET worden afgerond.

Default wordt de afronding gekozen vanuit de configuratie in Soorten Rekeningen. Wanneer deze configuratie

niet aanwezig is (bedrag rek. afronden = 0) dan wordt de vink ‘Afronden’ in rekening standaard uitgezet.

Indien de vink ‘Afronden’ in rekening wordt aangezet en er is geen configuratie op het niveau van Soorten

rekeningen ingesteld (bedrag rek. afronden = 0) dan wordt er een afronding van 0,5 toegepast.

 Het B-tarief wordt voorzien op niveau van de factuur zelf. Door deze vink aan te zetten worden de in

Prestatiecodes geconfigureerde B-tarieven gebruikt wanneer er minstens 1 van de waarden groter van

0 is in de betreffende configuratie (voor gewoon verzekerden telkens in de eerste kolom, voor de omnio

verzekerden telkens in de 2de kolom). Wanneer er geen enkel van de B-tarief waarden is ingevuld

prestatiecodes (mutualiteit = 0 EN remgeld = 0 EN opleg = 0) dan worden de waarden uit de officiële

tarieven gekozen (uit de lijn net boven de B-tarieven)

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 42/107

Eerste kolom = gewoon verzekerden.

Tweede kolom = Omnio

Eerste rij = gewoon tarief

Tweede rij = B-tarief

11.3.4 Configuratie prestatiecodes (versie 20250130)

Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de button ‘Rekeningen Elektronisch’ kan de configuratie van de

prestatiecodes volledig uitgevoerd worden, in het scherm “Prestatiecodes” (via menu Bestand - Prestatiecodes),

zonder de noodzaak om in andere schermen configuraties te moeten doen.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 43/107

Wanneer vanuit het prestatiecodebestand het vinkje “Elektronisch” actief is, wordt het “Nieuwe detailscherm”

gebruikt. Deze moet aangevinkt staan indien je gebruik maakt van de button ‘Rekeningen elektronisch’. Via de

2de -knop (zie screenshot hierboven) kunnen er vanaf nu prestatiecodes aangemaakt worden op basis van

de geïmporteerde nomensoft-codes.

Nieuwe Prestatiecodescherm: Oude prestatiecodescherm:

11.3.5 Vereenvoudiging in werking en configuratie (versie 20250130)

De velden die niet gerelateerd zijn aan elektronische facturatie werden (waar mogelijk) geschrapt om de

overzichtelijkheid te verhogen.

De configuratie van de prestaties met het oog op snel en efficiënt elektronisch facturen werd samengebracht in

de prestatiecodes (vroeger werd tevens een deel van de configuratie gedaan vanuit RIZIV-CODES, maar dit is niet

langer nodig).

Bij één bepaalde prestatiecode kan een onbeperkt aantal nomenclatuurnummers geconfigureerd worden,

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 44/107

telkens met eigen relevante vooraf gedefinieerde waarden (bv. “Kant ->Links of recht”, “Voorschrijver invullen :

Huisarts of Uitvoerder”, “BV ->Betrekkelijke verstrekking”,…). Er hoeft geen aparte prestatiecode meer

aangemaakt te worden voor ieder gekozen nomenclatuurnummer. Er kunnen meerdere identieke prestatiecodes

gedefinieerd worden. B.v. 1 prestatiecode per VI, met of zonder bijhorende “betrekkelijke verstrekking” of

“voorschrijver”.

Bij een update van Nomensoft via de installer worden de tarieven automatisch "geüpdatet" in C-specialist

(zonder bijkomende handelingen van de gebruiker).

De velden “Mutualiteit” en “Remgeld” kunnen/mogen niet meer aangepast worden bij de configuratie (dit is niet

toegestaan bij elektronisch factureren). Het veld “opleg” wel, dit kan ook negatief zijn om het totale bedrag te

verlagen van de betreffende prestatie (bv. Om kortingen te voorzien bij prestaties voor familieleden en

kennissen).

11.3.6 Soorten prestaties (versie 20250130)

Om de selectielijst van de prestaties in het Rekening/Facturatie-scherm te kunnen bepalen dient het veld

“Groep” of “Soort Prestatie” gekozen te worden in het detailscherm van Prestatiecodes:

11.2.1.6.1 Groepering soorten prestaties (via opzoeking) (versie 20250130)

Via het zoekscherm kunnen de “Soorten prestaties” gegroepeerd getoond worden:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 45/107

Belangrijk om te onthouden: bij het opmaken van een eAttest vanuit het tarificatiescherm voor een patiënt

worden in de selectie prestatielijst (links) enkel de prestatiecodes weergegeven die gedefinieerd zijn als

“Prestatiecode” met een gekozen “Soort prestatie”:

11.3.7 Configuratie prestatiecodes voor elektronisch factureren (versie

20250130)

Prestatiecodes kunnen geconfigureerd worden via het menu BESTANDEN – PRESTATIECODES.

De configuratie van de prestatiecodes kan vanuit het prestatiecodebestand (per record) worden teruggevonden.

Geef in het veld ‘Code’ en in het veld ‘Omschrijving’ een ‘sprekende’ naam in die vanuit de factuur duidelijk zal

aangeven over welke nomenclatuurnummer(s) met welke relevante pre-configuratie(s) het gaat.

Via het ‘+’-knopje kan je eventueel extra prestatielijnen / nomenclatuurnummers opnemen die meegenomen

moeten worden bij het maken van een factuur.

Vul onder de kolom ‘Nomenclatuur’ (groen) het gewenste nomenclatuurnummer in. Gebruik de tab toets om

de bijhorende tarieven automatisch op te halen (let wel: dit gebeurt op basis van de meest recente gegevens uit

de nomenclatuurlijst die geïmporteerd moet zijn). BELANGRIJK: ‘Mutualiteit’ en ‘Remgeld’ (zwart) mogen niet

aangepast worden, ‘Opleg’ (Roze font) kan wel naar believen worden aangepast (met zowel negatieve als

positieve waarden):

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 46/107

11.3.7.1 bijkomende uitleg - configureerbare velden (versie 20250130)

● Omschrijving: In dit veld komt de omschrijving te staan, zoals reeds bepaald in het nomensoft bestand

(deze is aanpasbaar in Medibase).

● BV (= Betrekkelijke verstrekking): Er wordt vanuit de overheid/het RIZIV bepaald dat er een

pseudonomenclatuurnummer wordt meegegeven (in het veld “Bv”). Voorbeeld: bij het factureren van

prestiecode 475075 (ECG) dient er als betrekkelijke verstrekking 767071 ingevuld te worden (om aan te

geven dat deze prestiatie niet tijdens een MUG interventie plaatsvond).

● De mogelijke betrekkelijke verstrekkingen worden gepresenteerd in een dropdownlijst: Bijvoorbeeld:

B-tarieven: Mogelijkheid om tarieven te configureren die niet automatisch aangepast worden via de

nomensoft update. Deze kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden voor de configuratie van bepaalde

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 47/107

prestaties voor kinderen die jonger zijn dan 7 jaar.

● Pseudocodes: https://www.riziv.fgov.be/nl/professionals/individuele-

zorgverleners/artsen/uitoefening-van-het-beroep/artsen-elektronische-facturatie-en-transparant-

info-bezorgen-aan-de-ziekenfondsen

In deze uitleg op de site van eHealth wordt er bij bepaalde pseudocodes gevraagd om een beschrijving van de

prestatie of het gebruikte materiaal mee te geven. Dit is alleen voorzien voor de eFact en niet bij eAttest!

Categorie 1 pseudocodes:

• 384075: supplement aangerekend voor de intellectuele meerinspanning.

• 384090: supplement aangerekend voor een kost rechtstreeks gelinkt aan de verstrekking.

• 384112: supplement voor een indirecte kost zonder rechtstreekse link met één verstrekking.

• 384134: andere: een zuiver supplement zonder enige duiding.

De pseudocodes uit categorie 1 zijn facultatief en zijn dus niet verplicht om mee te geven.

Hoe configureren in Medibase?

Er dient bij één van deze pseudocodes ook steeds een bijhorende officiële prestatiecode mee te komen met de

factuur die gelinkt wordt als betrekkelijke verstrekking in de prestatielijn met de pseudocode: Merk op dat in lijn

met de pseudocode alle tarieven op 0 moeten blijven.

Resultaat in een factuur/rekening:

Categorie 2 pseudocodes:

• 384215: De verstrekking, de prestatie, het materiaal of hulpmiddel is onder een bepaalde

nomenclatuurcode of een daarmee gelijkgestelde pseudocode gekend en wordt door een

tegemoetkoming in de verplichte ziekteverzekering in de nomenclatuur geheel of gedeeltelijk vergoed,

maar de vergoedingsvoorwaarden voor een tussenkomst in de verplichte ziekteverzekering zijn niet

vervuld.

Hoe configureren in Medibase?

Definieer een prestatielijn met de pseudocode “384215” als code en in “betrekkelijke verstrekking” de

nomenclatuurcode die zou aangerekend geweest zijn moest wél aan de vergoedingsvoorwaarden voldaan zijn.

Vul de gevraagde supplement/Opleg waarden in voor “gewoon” verzekerden en WIGW/Omnio patiënten.

In bovenstaand voorbeeld wordt het supplement voor prestatie “248216” gedefinieerd.

Resultaat in een factuur/rekening:

Merk op dat het supplement/opleg voor een prestatielijn met een pseudocode wel bewaard blijft wanneer in

een factuur “Geen Supplement” wordt gekozen:

Voor de andere prestaties wordt het supplement wel weg gehaald bij keuze voor “Geen Supplement”.

Categorie 3 pseudocodes:

• 384230: De verstrekking betreft een door een zorgverstrekker geleverde verstrekking en is niet als

verstrekking terug te vinden als nomenclatuurcode (inclusief gelijkgestelde) en er is geen

tegemoetkoming in het kader van de verplichte ziekteverzekering die de geleverde prestatie of

verstrekking geheel of gedeeltelijk vergoedt.

Hoe configureren in Medibase?

Volledig analoog aan categorie 2 pseudocodes.

Categorie 4 pseudocodes:

• 384156: De verstrekking betreft een door een zorgverstrekker geleverd of gebruikt hulpmiddel,

materiaal of instrument waarvoor geen nomenclatuurcode (inclusief gelijkgestelde) bestaat en er

bestaat geen tegemoetkoming in het kader van de verplichte ziekteverzekering die het geleverde of

gebruikte hulpmiddel, materiaal of instrument geheel of gedeeltelijk vergoedt: de kost voor materiaal.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 48/107

• 384171: De verstrekking betreft een door een zorgverstrekker geleverd of gebruikt hulpmiddel,

materiaal of instrument waarvoor geen nomenclatuurcode (inclusief gelijkgestelde) bestaat en er

bestaat geen tegemoetkoming in het kader van de verplichte ziekteverzekering die het geleverde of

gebruikte hulpmiddel, materiaal of instrument geheel of gedeeltelijk vergoedt: de kost voor anesthesie.

• 384193: De verstrekking betreft een door een zorgverstrekker geleverd of gebruikt hulpmiddel,

materiaal of instrument waarvoor geen nomenclatuurcode (inclusief gelijkgestelde) bestaat en er

bestaat geen tegemoetkoming in het kader van de verplichte ziekteverzekering die het geleverde of

gebruikte hulpmiddel, materiaal of instrument geheel of gedeeltelijk vergoedt: de processingkosten van

de verstrekking.”

Hoe configureren in Medibase:

Volledig analoog aan categorie 2 pseudocodes.

BELANGRIJK: We zien dat bij de VI’s uit de 300 reeks (sociale mutualiteit) er geen

voorschrijver mag meegegeven worden in de ECG prestatielijn voor eAttest (in

tegenstelling tot de andere VI’s, waar dat dan wel weer moet!)

• Verstr. norm (verstrekkingsnorm): In dit veld duiden we aan voor hoeveel procent de volgende zelfde

prestatie aangerekend dient te worden (die op dezelfde dag wordt gepresteerd). Merk op dat er

meerdere zelfde nomenclatuurnummers gedefinieerd kunnen worden met telkens een andere

verstrekkingsnorm.

• Kant: “Links” of “rechts” of “niet gedefinieerd”, is vereist bij bepaalde prestaties.

• Voorschrijver: de aanvrager is vereist bij bepaalde prestaties. Dit kan ofwel de “huisarts” ofwel de

“uitvoerder”zelf zijn.

11.3.8 Tarificatiescherm

De velden die niet gerelateerd zijn aan de ambulante elektronische facturatie werden (waar mogelijk) geschrapt.

De pre-geconfigureerde nomenclatuurnummers worden niet meer via een detailscherm getoond (via het

gekende vergrootglaasje), maar ze worden onmiddellijk getoond bij het openen van de rekening.

LET OP: Enkel ambulante prestaties kunnen elektronisch gefactureerd worden.

Kies de gewenste lijst (“Soort prestatie") van geconfigureerde prestatiecodes (“Technische prestaties” in

onderstaand voorbeeld) en selecteer de gewenste prestatiecode. De geconfigureerde nomenclatuurnummers

van de geselecteerde prestatiecode(s) verschijnen in de rechter (detail) lijst. Indien gewenst kunnen de gekozen

prestatiecodes terug verwijderd worden door de (links) geselecteerde prestatiecode opnieuw te selecteren.

Via het ‘+’ en ‘-‘ knopje kunnen prestatielijnen ook apart toegevoegd of verwijderd worden.

Alle velden die werden geconfigureerd vanuit de prestatiecodes worden mee overgenomen (zij worden gezien

als default-waarden), maar kunnen per factuurlijn aangepast worden.

De verzekerbaarheidsgegevens worden ook getoond in het rekening/tarificatie-scherm (klik “VI gegevens” om

de verzekerbaarheid op te vragen vanuit dit scherm.

Wanneer de betreffende patiënt een speciaal statuut heeft (bv. “Geen remgeld”) dan wordt dit gecontroleerd

bij het versturen naar eAttest (en dient er eventueel “Geen Remgeld” aangevinkt te worden, indien van

toepassing).

Een overzicht van de belangrijkste velden:

• Nomenclatuur nr.: De officiële prestatiecode.

• Code/Omschrijving: Dit is het veld “code” dat vanuit de prestatiecode(s) automatisch wordt

overgenomen.

• Omschrijving: Dit is het veld ‘omschrijving’ dat vanuit de prestatiecode(s) wordt overgenomen.

• L/R: De behandelingszijde van het lidmaat (Links/Rechts).

Mut.: Bedrag dat door de mutualiteit wordt terugbetaald aan de patiënt. Dit bedrag werd wettelijk

vastgelegd door het RIZIV en mag/kan niet aangepast worden (de kleur van deze waarde is daarom

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 49/107

‘zwart’).

• Remgeld: Deel/bedrag dat de patiënt dient te betalen. Dit bedrag is wettelijk vastgelegd door het Riziv

en niet aanpasbaar (kleur van de waarde is zwart).

• Opleg: Supplement aangerekend door de zorgverlener. Deze waarde kan per prestatielijn aangepast

worden (kleur van de waarde in rose).

• Totaal: Totale aanrekening: Mut + Remgeld + Opleg. Dit veld kan aangepast worden waardoor “Opleg”

evenredig zal aangepast worden.

• Verstrekkingsnorm(%): Percentage van dezelfde identieke prestatie dat wordt aangerekend. De opleg

en de totalen worden automatisch aangepast o.b.v van de keuze.

• Justificatie overschrijding: Aanduiding hoeveelste zelfde prestatie binnen dezelfde periode voor deze

patiënt. Mogelijke waarden: Afwijkend aantal / Andere sessie/voorschrift / 2de zelfde prestatie op

dezelfde dag / 3de of volgende zelfde prestatie op dezelfde dag.

• Bv: Betrekkelijke verstrekking (verplicht voor bepaalde nomenclatuurnummers).

• Aant/d: De waarde wordt berekend en getoond als hulpmiddel voor een correcte ingave van het veld

“Justificatie overschrijding“. Hoeveel keer werd dezelfde prestatie reeds ingegeven (in C-specialist) bij

dezelfde patiënt op deze dag. Wanneer deze waarde 1 is, dan is er reeds éénzelfde

nomenclatuurnummer gekozen en is er momenteel reeds dezelfde 2de nomenclatuur gekozen vandaag.

Wanneer deze waarde 0 dan is deze prestatie nog niet gekozen vandaag.

• Aant/j: De waarde wordt berekend en getoond als hulpmiddel voor een correcte ingave van het veld

“Justificatie overschrijding“. Hoeveel keer werd dezelfde prestatie reeds ingegeven (in C-specialist) bij

dezelfde patiënt tijdens dit jaar.

• Voorschrijver: Voorschrijver/aanvrager. Voor bepaalde nomenclatuurnummers is een voorschrijver

verplicht mee te sturen met een prestatie(lijn). Door de prestatielijn te selecteren kan een voorschrijver

gekozen en verwijderd worden met behulp van de knoppen ‘VS+’ en ‘VS-‘.

• Rizivnr.: Rizivnr. van de gekozen voorschrijver (zie “Voorschrijver”).

• De voorschrijver wordt standaard ingevuld volgens de configuratie in prestatiecodes.

BELANGRIJK: We stellen vast dat de ingegeven waarden van een eAttest momenteel

afwijken tussen de verschillende VI’s. B.v. Bij de VI’s uit de 300 reeks (soc. mut.) mag er

geen voorschrijver meegegeven worden in de ECG prestatielijn (475075) voor eAttest, in

tegenstelling tot VI 100 (CM).

We proberen met Medibase maximale flexibiliteit en tijdsbesparing bij het maken van

eAttesten na te streven, maar we vermijden om programmatie per VI door te voeren.

Omwille van het feit dat de VI’s op ieder ogenblik hun criteria kunnen aanpassen.

11.4 Memberdata (versie 20250102)

Memberdata (als opvolger van Genins) is een eHealthdienst voor het ophalen van de verzekerbaarheid van een

patiënt.

Volgende verzekerbaarheidsgegevens worden extra opgehaald via Memberdata:

GMD: naam, voornaam en rizivnummer van de GMD houder (huisarts) van het Globaal Medisch Dossier van de

patiënt.

Spec.stat.: 3 speciale statuten worden weergegeven via 3 verschillende icoontjes:

Geen Remgeld aanrekenen

Geen opleg/supplement aanrekenen

Verplicht afrekenen via derdebetalersregeling.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 50/107

Indien de mutualiteitsgegevens nog niet zijn ingevuld kan dit automatisch gebeuren door op RRNR te klikken.

Verbond en KG1/KG2 zal dan automatisch worden ingevuld.

Als het laatste cijfer bij KG1/KG2 1 is wilt dit zeggen dat de patiënt recht heeft op verhoogde tegemoetkoming.

11.5 Aanpassing werking verstrekkings Norm (versie 20250404)

Het tarief wordt automatisch berekend op basis van het gekozen percentage. Bij het kiezen van een

verstrekkingsnorm wordt het remgeld en de opleg in de betreffende facturatielijn op 0(nul) gezet:

11.6 Rekeningen

Via deze basishandleiding leggen we uit welke mogelijkheden u heeft met de tarificatiemodule in C-specialist.

Hier leert u hoe u rekeningen kan aanmaken (via de oude manier zowel als op de nieuwe manier (eAttest),

verwijderen, afdrukken en doorsturen (eAttest), en hoe u soorten rekeningen kunt instellen.

11.6.1 Voorwoord

Volg de stappen in dit document terwijl u werkt met het C-Specialist programma. Mocht u na het doorlopen

van deze handleiding nog vragen hebben, neem dan zeker contact op met onze service desk.

11.6.2 Rekeningen Aanmaken

 Open een patiëntendossier en klik op de Button of

om een nieuwe rekening aan te maken. De button ‘Rekeningen Elektronisch’ is bedoeld voor het

aanmaken van een eAttest. Indien u geen gebruik maakt van eAttest dan kan u nog via de oude manier

rekeningen maken via de button ‘Rekeningen’ (daarbij worden nog getuigschriften voor verstrekte hulp

bij afgedrukt).

 Indien u met meerdere ‘soorten rekeningen’ werkt dan zal er een dialoogvenster verschijnen. Kies de

gewenste ‘soort rekening’ en klik vervolgens op OK om de rekening aan te maken.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 51/107

11.6.2.1 Rekeningen (oude manier)

In de geopende rekening kunt u bovenaan gegevens invullen en via de titelbalk kunt u prestatielijnen

toevoegen. Selecteer eerst de prestatielijn (deze licht dan blauw op) en voeg de bijbehorende prestaties toe via

de mogelijkheden die links worden aangeboden in het speciaal daarvoor voorziene vak (kies ook de juiste

prestatiegroep):

11.6.2.2 Rekeningen (Elektronisch)

Indien je klikte op de button is het niet langer nodig om manueel prestatielijnen toe

te voegen. Het detailscherm bestaat hier niet meer gezien alle details nu weergegeven worden op dit scherm

waardoor je, in tegenstelling tot het oude rekeningenscherm, in één oogopslag alle relevante informatie voor

de betreffende factuur kan zien:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 52/107

11.6.3 Rekeningen verwijderen

Vanuit het patiëntendossier: houd de ALT-toets ingedrukt en klik op de rekening die u wilt verwijderen.

Bevestig de verwijdering door op OK te klikken. Let op: indien er (eerder) reeds een eAttest werd aangemaakt

voor die rekening, dan is het niet mogelijk om de rekening te verwijderen.

Vanuit het rekeningenbestand (Menu ROUTINE – REKENINGEN): Je zoekt de betreffende rekening op en je

verwijdert deze via de button ‘ ’.

11.6.4 Soorten Rekeningen aanmaken

Soorten rekeningen kunnen worden aangemaakt via het Menu BESTANDEN – SOORTEN REKENINGEN:

 Klik op om een nieuwe soort rekening te maken.

 Vul de gewenste gegevens in en klik op OK:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 53/107

11.6.5 Documenten Afdrukken

U kunt documenten zoals GVVH-bonnen, verzamelstaten, en borderellen afdrukken vanuit het

rekeningenscherm. Klik op de gewenste afdrukoptie onderaan de rekening.

11.6.6 Basis van de Rekeningen

De bestanden *RIZIV-indexen*, *RIZIV-codes*, en *Prestatiecodes* vormen de basis voor de rekeningmodule.

Zorg ervoor dat deze bestanden up-to-date zijn.

11.7 Supplementen

Het is niet meer toegestaan om negatieve bedragen te gebruiken bij de supplementen.

Mocht het zijn dat u dit toch gaat doen dan gaat u foutmeldingen krijgn bij het maken van een eAttest.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 54/107

12 Foto instellingen

Er zijn drie mogelijkheden voorzien in C-specialst om foto’s en andere documenten te koppelen:

1. Documenten en foto’s worden gekoppeld en opgeslagen in de database.

2. Documenten en foto’s worden extern bewaard, buiten de database, en kunnen ook extern

bekeken worden.

3. Vanwege de GDPR-regelgeving worden de foto’s en documenten in een externe database

bewaard en kunnen deze alsnog worden weergegeven.

12.1 Documenten en foto’s aan de database koppelen

Via Patiënt → Detailinfo → Extern kunt u foto’s en andere documenten koppelen die in de

database zullen worden opgeslagen:

Wanneer je klikt op ‘Beeldmateriaal’ (of op ‘Andere’) – zie hierboven - dan verschijnt er een nieuwe lijn waarop

je moet dubbelklikken.

Vervolgens verschijnt het volgende scherm:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 55/107

Vanuit dit scherm en via kan je je foto gaan opzoeken via de windows verkenner (of de Finder op MAC)

en eveneens koppelen aan de database. Vergeet niet om vervolgens ook op te klikken om de foto effectief

op te slaan in de database.

Belangrijk: De voorkeur ‘Foto’s niet in de database bewaren’ moet aangevinkt zijn om gebruik te

kunnen maken van deze oude manier van werken.

Een mogelijk nadeel van het bewaren van documenten in de database (let op: dit is meteen ook de oudste

methode) zorgt ervoor dat de database exponentieel blijft groeien. Dit betekent ook dat u elk document apart

moet openen om de inhoud te bekijken.

Daarentegen, bij de meest gebruikelijke methode (deze wordt verderop besproken), worden de bestanden niet

in de database opgeslagen, waardoor u de Windows-verkenner kunt gebruiken om de inhoud te beheren. Bij

gebruik van deze methode is het van belang dat de instellingen correct gebeurd zijn. In de variabelen moet er

dan duidelijk worden aangegeven waar u alles wilt bewaren (voorbeeld hieronder):

Ga naar Hulpmiddelen → Documenten. Hier dient zowel een foto.bat als een explorer.bat aanwezig te zijn. Deze

bestanden moeten ook in de medibase map bestaan. U kunt deze bestanden terugvinden op onze Google Drive

onder Speciaal → Standaard bestanden →Allerlei → Foto-extern.

12.2 Documenten en foto’s extern bewaren

Via Patiënt → Detailinfo → Extern kunt u documenten en foto’s koppelen die niet in de

database worden opgeslagen. Dit werd al kort aangestipt in het vorige onderdeel.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 56/107

12.3 GDPR (Foto’s en andere documenten in de database

bewaren)

Sinds begin 2019, en vanwege de GDPR-regelgeving, is er een nieuw systeem geïntroduceerd. Gegevens kunnen

via dat nieuwe systeem ook in de database worden opgenomen, maar in een aparte database volgens een

nieuwe technologie waardoor dit niet de nadelen heeft van het oudste systeem dat genoemd werd in punt 1.1.

Om dit te activeren, gaat u naar Voorkeuren → Tabblad GDPR en geeft u aan dat de gegevens in de database

moeten worden opgeslagen. Dit kunt u benaderen op dezelfde manier als eerder genoemd via Detailinfo →

Foto’s-Extern.

Dit scherm ziet er als volgt uit:

Nieuwe documenten kunnen worden opgeladen via de button ‘Opladen nieuwe documenten’.

De reeds bewaarde documenten kunnen eveneens terug worden verwijderd via de button ‘Verwijderen

documenten’.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 57/107

13 GDPR

De gebruiker laten wij vrij of mee te gaan met de GDPR-gedachtegang en daarom hebben wij deze GDPR-opties

ingebouwd als persoonlijke ‘voorkeuren’ dewelke te allen tijde, eens geactiveerd, ook weer kunnen worden

gedeactiveerd.

Opgelet: C-Specialist voorziet dat deze standaard altijd geactiveerd zijn. Indien de gebruiker ervoor kiest om deze

te deactiveren, dan zal dit worden bijgehouden door C-Specialist. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de

mogelijke negatieve gevolgen van het deactiveren van de GDPR-voorkeuren.

13.1 Standaard logging

Deze GDPR-voorkeur zal alles wat gerelateerd is aan een patiëntendossier loggen.

Omdat de database hierdoor in grootte zal toenemen in vergelijking met wanneer deze optie niet zou actief zijn,

vragen we om op regelmatige basis ook te willen controleren of dat er nog voldoende ruimte op de actieve

informatiedrager waarop de database zich bevindt (meestal is dat de interne harde schijf) ter beschikking is.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 58/107

Indien het gaat om de specialiteit gynaecologie dan zullen de bestanden die te maken hebben met

zwangerschappen en infertiliteiten ook bewaard worden.

13.2 Standaard paswoord (gebruik en statistiek) wijzigen:

Indien het gaat om een single-user (iemand met 1 gebruikerslicentie, dewelke geen gegevens transfereert naar

andere gebruikers. Het is ook iemand die geen client/server-omgeving gebruikt) dan is het de bedoeling dat deze

gebruiker zelf het paswoord voor de optie ‘gebruik EN statistiek’ zelf gaat aanpassen.

Opmerking: bij de installatie van een nieuwe versie wordt het paswoord terug gereset naar ‘OK’ en dient de

gebruiker dit terug aan te passen.

13.3 Paswoord per gebruiker noodzakelijk:

Zijn er meerdere gebruikers (dus indien gaat het om gebruikers die gegevens met elkaar transfereren of indien

het gaat om een client/server-opstelling) dan dient elke gebruiker een bijkomend paswoord in te geven. Dit

systeem zit thans al enige jaren in de applicatie maar het wordt meestal niet actief gebruikt.

Waar kan je dit aanpassen?

- Archief – Licentie

- Selecteer een gebruiker en druk op , waarna u het volgende scherm ziet verschijnen:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 59/107

Vul de bovenstaande gegevens correct in (Naam, Voornaam, Straat + nr, Postnummer, Gemeente en Paswoord).

Indien de persoon voor wie de gegevens werden ingevoerd in de eerder genoemde velden (dat kan een

assistent(e) of een secretaris/secretaresse zijn) de praktijk verlaat, dan moeten we natuurlijk weten wie de

nieuwe zal zijn om later een verband te kunnen leggen tussen de gedane logging voor de persoon die vertrokken

is, en de gemaakte logging voor de nieuwe persoon.

13.4 Bijkomende authorisatie voor import, export en quick

report:

Per gebruiker kan er worden aangegeven of men een data-import, een data-export of een quick report mag

doen:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 60/107

We spreken hier NIET over de import en de export van protocols maar van alle andere gegevens.

Bijvoorbeeld:

- Ga naar Patiënten – Bestand.

- Druk nu op het menu ‘bestand’ en stel vast dat u daar de menu-opties import, export en quick report ziet staan.

13.5 Verplichte back-up (tijdens het opstarten van de

applicatie):

C-Specialist zal automatisch een back-up maken bij het opstarten van de applicatie. Als het gaat om kleinere

databases dan zal deze snel gemaakt zijn let wel dat dit bij de grotere databases zeker enige tijd in beslag kan

nemen. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker dat hij/zij ervoor zorgt dat deze back-up op een externe

informatiedrager geplaatst wordt. Dit om te vermijden dat indien de laptop gestolen wordt er nog geen back-up

ter beschikking is.

13.6 Verplichte back-up (tijdens het afsluiten van de applicatie)

C-Specialist zal automatisch een back-up maken bij het afsluiten van de applicatie. Als het gaat om kleinere

databases dan zal deze snel gemaakt zijn let wel dat dit bij de grotere databases zeker enige tijd in beslag kan

nemen. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker dat hij/zij ervoor zorgt dat deze back-up op een externe

informatiedrager geplaatst wordt. Dit om te vermijden dat indien de laptop gestolen wordt er nog geen back-up

ter beschikking is.

13.7 Foto EID bewaren

De applicatie is er zo op voorzien dat de foto van de EID-kaart standaard bewaard word. Dit neemt op termijn

heel wat plaats in op de harde schijf. Gebruikers die er voor hebben gekozen om de foto’s in de cloud te bewaren

lopen al snel tegen de limiet aan van de gratis ruimte die men beschikbaar heeft in de cloud. Als men praktisch

geen gebruik maakt van deze pasfoto’s dan kan men via deze voorkeur ervoor zorgen dat ze niet meer bewaard

worden.

13.8 Autoquit

Wanneer deze optie aangevinkt staat, dan kan ervoor gezorgd worden dat c-specialist automatisch afsluit na x-

tijd, indien dit zo werd ingesteld vanuit de variabelen (processen) en vanuit de verschillende gebruiker(s).

13.9 Foto’s niet in de database bewaren

De mogelijkheid bestaat om de foto’s en om andere externe bestanden rechtstreeks in de database op te slaan,

in de plaats van daarbuiten. In dat geval dient u de GDPR-optie ‘foto’s niet in de database bewaren’ uit te vinken.

Standaard staat deze optie aangevinkt.

Let op, indien u hiervoor opteert, en u gebruikt reeds foto’s/externe bestanden, dan moeten deze eerst worden

geïmporteerd in de database. Dat zal wat tijd in beslag nemen. Belangrijk om te weten is dat in vergelijking met

wanneer de foto’s en de externe bestanden niet extern worden bijgehouden, dat deze mee zullen worden

getransfereerd.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 61/107

14 HARDWARE

14.1 Windows/Mac verouderd?

Uw Windows- of Mac-systeem is aan vervanging toe, maar u weet niet precies welk systeem u moet

aanschaffen. Hieronder vindt u een overzicht van de minimale vereisten voor zowel Windows als Mac.

14.1.1 Windows

- Minimum vereisten: 8GB RAM (meer is altijd beter)

- Aanbevolen besturingssysteem: Windows 11

14.1.2 Mac

- Minimum vereisten: 8GB RAM (meer is altijd beter)

- Aanbevolen besturingssysteem: Mac OS X Sonoma

*Let op: C-Specialist (V20) werkt al vanaf OS X versie Big Sur V20*

14.2 Server

Voor het draaien van 4D op een Windows-server zijn de systeemvereisten afhankelijk van de specifieke versie

van 4D die je gebruikt.

Ziehier de algemene vereisten voor 4D V20 op een Windows-server:

Besturingssysteem:

 Windows Server 2019

 Windows Server 2016

 Windows 10 Pro, Enterprise of Education (64-bit)

 Windows 11 Pro, Enterprise of Education (64-bit)

Hardware vereisten:

 Processor: 64-bit processor (Intel of AMD) met minimal GHZ of sneller

 Geheugen (RAM): Minimaal 8 GB RAM (aanbevolen: 16 GB of meer)

 Opslag: SSD aanbevolen voor snelle toegang, met voldoende ruimte voor applicaties en databases.

 Minimaal 20 GB vrije schijfruimte.

 Grafische kaart: Geen specifieke vereisten.

 Netwerk: Gigabit Ethernet aanbevolen voor serveromgevingen, zeker als de 4D-server meerdere

 clients bedient.

 .NET Framework 4.7.2 of hoger

 Microsoft Visual C++ Redistributable (wordt vaak automatisch geïnstalleerd door 4D als dit nodig is).

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 62/107

14.3 Printers

14.3.1 Aanbevolen printers voor het afdrukken van

brieven/attesten/voorschriften

 Canon Maxify MB2750 Series: 2 laden, All-In-One (scan, copy, fax), MAC & PC-compatible, dubbelzijdig

printen.

 HP LaserJet Pro M402 N-DNE PCL6: 2 laden, MAC & PC-compatible.

 HP LaserJet Pro MFP M426 DW: 2 laden, zwart/wit, MAC & PC-compatible.

 Brother MFC-L5700 DN: Optionele tweede lade voor medicatievoorschriften vereist, MAC & PC-

compatible, elektronisch oog kan gedeactiveerd worden.

 Brother HL-L5100 DN: 2 laden, ideaal voor brieven en voorschriften/attesten, MAC & PC-compatible.

 Xerox WorkCentre 6605 DN: Kleuren-multifunctional, contactgegevens verkrijgbaar bij onze helpdesk.

Opgelet, indien 1 of meerdere van de bovenstaande printers niet meer te verkrijgen zijn, onthoud dan vooral dat

de merken Brother en HP meestal volledig compatibel zijn met C-specialist. Vraag bij uw leverancier eventueel

een merk dat in dezelfde klasse hoort van de printers die hierboven genoemd werden.

14.3.2 Aanbevolen matrix-printers:

 Epson LX 350 (PC)

 Epson LX 350 (MAC) met Level One printserver (type FPS-1031) voor correcte koppeling.

Alternatief: TP-LINK TL-PS110P printserver.

14.3.3 Aanbevolen label-printers

 Dymo 550

Opgelet: Indien de printer die u heeft aangekocht niet goed werkt, dan kunnen wij dit onderzoeken.

Dit onderzoek wordt aangerekend tegen uurtarief, ongeacht het resultaat.

14.4 Migratie van C-specialist naar een nieuwe PC/MAC

Belangrijk: Indien u migreert van Windows naar Mac (of omgekeerd), kan dit niet zelf gedaan worden.

Contacteer hiervoor onze service desk. Indien u echter binnen hetzelfde besturingssysteem blijft, kunt u de

onderstaande stappen volgen om C-Specialist zelf over te zetten:

1. Kopieer de Medibase map (C-Specialist) van de oude naar de nieuwe computer.

2. Installeer de printer(s) zoals op de oude computer.

3. Installeer printers met 2 laden tweemaal met de juiste printernaam.

4. Zorg dat netwerk of Cloud op de nieuwe computer correct is ingesteld (voor transfertgebruikers).

5. Voor client/server setups, kopieer de 4D Client map naar de nieuwe computer.

6. Vergeet niet de foto’s en externe mappen over te zetten.

7. Controleer of JAVA is geïnstalleerd op de nieuwe computer.

8. Vergeet niet om externe toestellen, zoals audioapparaten, opnieuw te installeren.

Controleer deze stappen zorgvuldig en vink ze af om er zeker van te zijn dat u niets vergeet.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 63/107

14.5 Wat te doen bij een gecrashte computer?

Indien uw oude computer volledig gecrasht is, kunt u terugvallen op uw back-up. Heeft u geen recente back-up,

kunt u een kopie nemen van een andere computer (bij transfertgebruik). Bij een standalone versie kunt u de

back-up terugplaatsen. Indien u geen back-up heeft, kan dit leiden tot ernstige problemen. We raden aan om

regelmatig back-ups te maken, bij voorkeur meerdere keren per week, en deze op een externe schijf of in de

Cloud op te slaan, niet op de computer zelf.

14.6 Belangrijke informatie

Wij zijn geen experts op het gebied van netwerken of hardware. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van uw

hardware-leverancier. Deze kan altijd contact met ons opnemen voor verdere ondersteuning. Indien wij tijdens

een installatie merken dat het netwerk niet in orde is, zullen wij proberen dit op te lossen, maar dit wordt per

begonnen half uur aangerekend tegen het gangbare uurtarief. Wij geven geen garantie dat we het probleem

kunnen oplossen. Indien netwerkproblemen verhinderen dat wij onze software kunnen installeren, wordt de

gepresteerde tijd alsnog aangerekend.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 64/107

15 HOOFDSTUK IV CHIVARS

15.1 Eerste aanvraag

U kan vanuit C-Specialist voor bepaalde geneesmiddelen een eerste aanvraag tot terugbetaling indienen bij de

adviserende arts van het ziekenfonds van de patiënt. Deze geneesmiddelen vallen onder Hoofdstuk IV van de

terugbetalingsvoorwaarden, wat betekent dat een voorafgaande goedkeuring vereist is. Het CIVARS-systeem

(Chapter IV Agreement Requesting System) faciliteert deze elektronische aanvragen, waardoor het proces

efficiënter en sneller verloopt.

Vanuit C-Specialist hebben we voorzien dat u, vanuit een klinische consultatie, gebruik kan maken van de knop

Terugbetaling GM. Deze knop zal verschijnen wanneer u een geneesmiddel heeft geselecteerd en daarna, nadat

u op de knop Recip-e klikte, het geneesmiddel selecteert (zodat deze blauw oplicht zoals in het screenshot

hieronder):

Door op Terugbetaling GM te klikken, opent een nieuw scherm waarin de beschikbare paragrafen voor dat

specifieke geneesmiddel kunnen worden opgehaald:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 65/107

Selecteer het gewenste paragraaf en klik vervolgens op om het paragraaf op te halen. Wacht even tot de inhoud

van dat specifieke paragraaf zichtbaar wordt.

Het gaat om een eerste aanvraag tot terugbetaling bij de adviserend arts, wat betekent dat we in dit scherm de

relevante opties op het aanvraagformulier kunnen aanduiden. Enkel de lijnen waarbij er een ‘X’ staat zijn

werkelijk selecteerbaar. Let op: Het is mogelijk om naar beneden te scrollen via de scrollbar rechts, indien niet

alle lijnen zichtbaar zijn:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 66/107

15.1.1 Bijlagen

Afhankelijk van het geneesmiddel en de terugbetalingsvoorwaarden kan het noodzakelijk zijn om bijlagen toe te

voegen. In sommige gevallen zijn er meerdere mogelijke bijlagen beschikbaar. C-Specialist toont in dat geval,

onderaan, een overzicht van de bruikbare bijlagen voor dat geneesmiddel:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 67/107

U kan de vereiste bijlage(n) selecteren om mee te sturen door deze aan te vinken vanuit de kolom ‘meesturen’.

Vervolgens gaat u de Bijlage URL openen door te klikken in de kolom op de betreffende URL, waarna deze

automatisch wordt gedownload en in de standaard downloadmap wordt geplaatst:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 68/107

Na het downloaden kan de betreffende bijlage worden geopend (vanuit de automatische geopende map

‘downloads’), afgedrukt, ingevuld/ondertekend:

Vervolgens scant u het ingevulde/ondertekende document en koppelt u het aan de aanvraag. Dit doe je vanuit

de kolom ‘Gescande bijlage’:

Klik op ‘Selecteer de ingevulde gescande bijlage’ om de ingevulde en ingescande bijlage te kunnen selecteren en

toe te voegen. Er zal automatisch een verkenner worden geopend (rechtstreeks in de map downloads – staat je

ingevulde exemplaar daar niet, navigeer dan manueel naar de juiste locatie). Tenslotte verstuur je de

uiteindelijke aanvraag door op de knop te klikken.

15.2 Verlenging/stopzetting

Wanneer een eerste aanvraag tot terugbetaling werd goedgekeurd, kan het nodig zijn om deze later te verlengen

(of te stoppen).

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 69/107

Dit proces kan worden uitgevoerd door eerste te gaan naar menu DETAIL INFO > e-Health koppelingen >

Terugbetaling GM:

Door op ‘Terugbetaling GM’ te klikken, opent er zich scherm waarin bovenaan een lijst kan worden opgevraagd

met alle eerder ingediende terugbetalingsaanvragen:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 70/107

Klik op de button . Na een aantal seconden zal er een lijst

verschijnen met de aanvragen voor de betreffende patiënt.

Vervolgens kan de bijbehorende paragraaf worden opgehaald via de knop . Er

zal ook worden getoond tot welk geneesmiddel deze behoort, in het vak ernaast.

Onderaan zijn er vervolgens meerdere opties beschikbaar waarmee een aanvraag kan worden stopgezet of

verlengd. Door met de muis te ‘hoveren’ over de verschillende buttons wordt de specifieke functionaliteit achter

iedere knop duidelijk uitgelegd.

Let op: ook hier kan er een bijlage worden meegestuurd, zo dat nodig blijkt (de werking is identiek aan zoals de

werking reeds werd uitgelegd bij het onderdeel ‘eerste aanvraag’.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 71/107

16 INSTALLER/UPGRADE

16.1 Installer

Sinds 2024 is het mogelijk gemaakt om nieuwe versies te installeren met behulp van een installatieprogramma,

zonder schermovername.

Het nieuwe C-specialist/Medibase installatieprogramma kan voor u de volgende updates (modules) uitvoeren:

 C-specialist/Medibase.

 C-specialist/Medibase eHealth.

 C-specialist/Medibase Medicatie bestand.

 C-specialist/Medibase Nomensoft bestand.

 Het installatieprogramma zelf.

Wanneer er een nieuwe versie van één of meerdere modules klaar wordt gezet voor installatie (dit wordt via een

internet-server gedaan), dan zal er op het beginscherm van Cspecialist/Medibase in duidelijke rode tekst vermeld

worden: “Upgrades beschikbaar van”[naam van de module(s)...]”.

Door op de betreffende “rode” tekst (in het Medibase beginscherm) te klikken kan u de update zelf starten. Na

een klik op de rode tekst wordt de vraag gesteld “Mag de upgradeuitgevoerd worden?”:

Wanneer “OK” gekozen wordt dan zal C-specialist/Medibase eerst een backup uitvoeren.

(De backup kan eventueel gestopt worden, b.v. wanneer er reeds een recente backup bestaat).

De eindverantwoordelijkheid ligt nog altijd bij de klant om deze al dan niet uit te voeren.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 72/107

Het installatie-programma zal automatisch opstarten, C-specialist/Medibase wordt afgesloten en de nieuwe

updates worden automatisch gedownload en geïnstalleerd.

Het onderstaande scherm zal zichtbaar zijn tijdens de update:

Bovenstaande uitleg beschrijft de “automatische update” van C-specialist.

Naast de “automatische update kan er ook een “manuele update” uitgevoerd worden, door te klikken op de

paarse tekst onderaan het startscherm van C-specialist:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 73/107

In deze (paarse) tekst worden de huidige geïnstalleerde versies getoond van de verschillende C-specialist

modules.

In het bovenstaande sceenshot/voorbeeld zijn dit:

 C-specialist/Medibase (MB)-> versie 20240414.

 C-specialist/Medibase eHealth (eHealth) -> 20240312.

 C-specialist/Medibase Medicatie bestand (GM) ->20240220.

 C-specialist/Medibase Nomensoft bestand (Nomen) -> niet vermeld.

 Het installatieprogramma zelf (Installer)->20240326.

Via de manuele installatie kan er in het installatieprogramma vrij gekozen worden welke Cspecialist

modules er geïnstalleerd moeten worden (aanvinken). Bevestig eerst onderstaande

vraag (via de knop “OK”):

Vervolgens start er een automatische “Backup Medibase Database”.

Selecteer vervolgens vanuit de Medibase Installer manueel de modules welke geïnstalleerd

dienen te worden. De gepubliceerde (beschikbare) versie van iedere module wordt rechts van

het vinkje vermeld

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 74/107

(in het onderstaande voorbeeld is dit 20240414 voor de C-Specialist/Medibase versie).

Kies “Volgende”.

Kies “Download Installatiemodule(s), om de aangevinkte modules te downloaden:

Kies “Volgende”.

Kies “Installeer gedownloade update”

Kies “Sluiten”.

16.1 Installer werkt niet

1. Is Java (correct) geïnstalleerd? Eventueel kan u Java nogmaals downloaden en installeren zodat u zeker bent

dat u met de laatste versie van Java werkt.

2. Blokkeert het antivirusprogramma de installer? U kan het antivirusprogramma tijdelijk uitschakelen voor een

half uur. Een andere optie die u heeft is om een uitzonderingsregel toe te passen vanuit uw antivirussoftware

(of voor een ander antivirusprogramma te kiezen dat de Java-connector niet blokkeert).

16.2 Probleemlijst is verdwenen na de upgrade met de installer

Na een upgrade via de installer gaat de installer alle keuzelijsten automatisch opnieuw initialiseren. Indien u toch

een lijst heeft die niet overeenkomt kan u de initialisatie best ook even manueel uitvoeren. U gaat hiervoor naar

archief / keuzevensters / en u klikt op de button ‘Lijsten initialiseren uit gegevensbestand’ (het is niet nodig om

ook te klikken op ‘Lijsten initialiseren uit structuur).

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 75/107

Controleer hierna de betreffende lijst en u zal vaststellen dat alle items terug aanwezig zijn zoals u ze kende.

16.3 Medibase start niet meer op na upgrade met de installer

U heeft de installer mogelijks onderbroken of te vroeg afgesloten.

Indien de snelkoppeling waarmee u Medibase opstart niet meer werkt dan kan u eens proberen om via de

verkenner Medibase te openen. Daarvoor dubbelklikt u op de executable ‘medibase.exe’ in de map medibase.

Lukt het nog steeds niet, contacteer dan de helpdesk.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 76/107

17 KAARTLEZER

17.1 Kaartlezer werkt niet meer

1. Is de kaartlezer correct aangesloten aan één van de USB-poorten van uw computer?

2. Brandt er een groen lampje op de kaartlezer?

3. Steek de kaartlezer eens in een ander toestel.

4. Werkt de kaartlezer wanneer u zich online ermee aanmeldt op bijvoorbeeld een website van de Overheid?

5. Steekt de eid kaart correct in de lezer?

6. Herstart eventueel de computer en breng de EID-kaart nog eens opnieuw in de lezer.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 77/107

18 KEUZELIJSTEN (KL) EN KEUZEPARAGRAFEN (KP)

18.1 Keuzelijst aanmaken

Een keuzelijst is een eenvoudige lijst van items waaruit je een keuze kunt maken. Dit is handig voor het invullen

van velden in documenten, zoals bijvoorbeeld een lijst met redenen voor "Les- en werkonbekwaam".

18.1.1 Stappen

 Ga naar Hulpmiddelen – Keuzelijsten

 Klik op het -symbool om een nieuwe keuzelijst aan te maken.

 Geef de keuzelijst een naam:

 Voeg items toe aan de keuzelijst door op het + symbool te klikken, of verwijder ze met het – symbool

 Bepaal of één of meerdere keuzes mogelijk zijn (checkbox onderaan)

 De keuzelijst kan nu gebruikt worden door op de knop keuzelijst te drukken in een brief of in een

 klinische consultatie:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 78/107

 Ook kan de keuzelijst worden geautomatiseerd door de code `{KL;naam van de keuzelijst}` in te typen

 in een document, zoals een typetekst (via Hulpmiddelen – Documenten (dit mag niet via de 4D Formula

Editor, waarmee we enkel 4D Expressies toevoegen)), zodat wanneer deze typetekst gebruikt wordt de

betreffende keuzelijst vlot kan worden geactiveerd door via de toetsencombinatie CTRL + SPATIE ernaar

toe te springen en nogmaals CTRL + spatie te doen door de keuzes te openen.

Resultaat bij gebruik daarvan vanuit een brief, wanneer het betreffende document wordt gebruikt:

18.2 Keuzeparagraaf aanmaken

Een keuzeparagraaf is een combinatie van meerdere keuzelijsten. Dit is nuttig voor meer complexe invulvelden,

zoals bij het documenteren van een "Klinisch onderzoek".

18.2.1 Stappen

 Ga naar Hulpmiddelen – Keuzeparagrafen

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 79/107

 Klik op het -symbool om een nieuwe keuzeparagraaf aan te maken.

 Geef de keuzeparagraaf een naam en voeg daarin keuzes toe zoals bij een gewone keuzelijst:

 Dubbelklik op een ‘keuzelijst’ in de keuzeparagraaf om verdere details in te vullen of onderliggende

keuzes aan te maken.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 80/107

 Pas indien nodig de items aan, voeg nieuwe items toe, of verwijder bestaande items.

18.3 Back-up

Voordat je begint met het aanmaken of wijzigen van keuzelijsten of keuzeparagrafen, is het verstandig om

eerst een backup van de database te maken. Dit voorkomt dat je gegevens verliest als er iets misgaat.

18.4 Documenten

Zowel keuzelijsten als keuzeparagrafen kunnen worden gebruikt in documenten of typebrieven door de

respectievelijke codes `{KL;xxx}` voor keuzelijsten en de overeenkomstige code voor keuzeparagrafen `{KP;xxx}`

toe te voegen.

Door deze stappen te volgen, kun je effectief keuzelijsten en keuzeparagrafen beheren in C-specialist. Het

verschil tussen de twee wordt duidelijk wanneer je ze gaat gebruiken. Keuzelijsten zijn eenvoudiger en direct,

terwijl keuzeparagrafen wat complexer zijn en meerledig zijn.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 81/107

19 KLINISCH DOSSIER

19.1 Voorwoord

Deze handleiding bevat gedetailleerde uitleg over hoe u klinische consultaties en dossiers kunt aanmaken,

beheren en verwijderen in C-specialist. U zult ook leren hoe u een voorgeschiedenis kunt toevoegen en brieven

kunt genereren.

Het wordt aanbevolen om deze handleiding naast het C-Specialist programma open te hebben staan, zodat u

de stappen gemakkelijk kunt volgen. Mocht u na het doorlopen van deze handleiding vragen hebben, aarzel

dan niet om contact op te nemen met onze helpdesk.

19.2 Klinische consultaties

19.2.1 Klinische consultaties aanmaken

 Open het patiëntendossier en klik op het pijltje naar rechts bovenaan links op het scherm ( ) om naar

de pagina voor klinische consultaties te gaan:

 Klik éénmaal op de titelbalk ‘klinische consultaties’ om een nieuwe consultatielijn met de datum van

vandaag aan te maken.

CTRL ingedrukt houden terwijl je met de cursor op de datum staat om de datum van de klinische consultatie aan

te kunnen passen:

 Dubbelklik op de gemaakte consultatielijn om de klinische consultatie te openen en in te kunnen vullen.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 82/107

Via de buttons kan je naar de volgende pagina’s van de klinische consultatie scrollen om ook daar

eventuele informatie in te kunnen geven:

19.2.2 Klinische consultaties verwijderen

 Houd de ALT-toets ingedrukt en klik op de consultatielijn die u wilt verwijderen:

Bevestig de verwijdering in het venster dat verschijnt.

Let op: eens de consultatie werd verwijderd kan dit NIET meer ongedaan gemaakt worden.

19.3 Detail info

Via de button Detail Info ( ) kunt u extra gegevens gaan toevoegen vanuit de voorgeschiedenis, zoals

de persoonlijke antecedenten, allergieën, en operaties. Deze informatie die in de voorgeschiedenis kan worden

toegevoegd varieert afhankelijk van het specialisme (bijv. vaccinatieschema voor pediatrie). Deze informatie

kan (automatisch) desgewenst ook standaard mee opgenomen worden in het verslag.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 83/107

19.3.1 Werkwijze

1. Klik op (deze knop vindt u linksbovenaan in het patiëntendossier).

2. Klik op 'Voorgeschiedenis' om gegevens in te voeren in de voorgeschiedenis van de patiënt:

3. Blader door verschillende pagina’s via de pijlknoppen ( ) om alle relevante informatie toe te

voegen.

Let op: Niet alleen de voorgeschiedenis kan worden ingevuld via de button maar ook onder andere

informatie zoals de Ingrepen-Diagnosen, Externe info (foto’s/externe bestanden), Protocols Labo/RX/andere

(kunnen van hieruit worden gecontroleerd), Schema’s en Werktabellen kunnen worden gekoppeld aan het

patiëntendossier, toegang tot eHealth-koppelingen, Externe koppelingen, ...

19.4 Een brief automatisch genereren (vanuit een klinische

consultatie)

Wanneer u alle nodige gegevens heeft ingevuld in een klinische consultatie (en eventueel ook in de

voorgeschiedenis), kunt u deze gegevens automatisch laten opnemen in een brief.

 Klik op de knop (zie linkerzijde van het scherm, onder de knop )

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 84/107

 Het briefscherm bevat automatisch de gegevens van de consultatie (standaard op basis van de typetekst

‘Consbrief’ (en op basis van de samenstelling van de brief).

19.5 Uitzonderlijke specialismen

19.5.1 Pediatrie

Voor de specialiteit pediatrie vindt u het vaccinatieschema in de voorgeschiedenis:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 85/107

19.5.2 ORL

Audiogrammen kunnen handmatig of via gekoppelde apparaten met C-Specialist worden gemaakt. Neem

contact op met onze programmeur (via de service desk) om de koppeling met uw apparaat te controleren.

19.5.3 Oftalmologie

Voor oogartsen verschilt de structuur van het klinisch dossier:

19.5.4 Gynaecologie

Gynaecologen kunnen zowel klinische consultaties als zwangerschapsdossiers aanmaken. Voor het aanmaken

van een zwangerschapsdossier:

Maak eerst een nieuwe consultatielijn aan en selecteer deze:

Klik op aanmaken periode om via die weg een zwangerschapsdossier aan te maken:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 86/107

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 87/107

20 LABELS

20.1 Labels aanpassen van inhoud

Indien u een label inhoudelijk wenst aan te passen dan gaat u naar:.

Archief / licentie / label:

Klik eerst in het tekstverwerkingsscherm en positioneer u op de lijn waar dat u een toevoeging of

wijziging van informatie wenst te doen:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 88/107

Klik op om de onzichtbare 4D expressions zichtbaar te maken

Klik op om het onderstaande schermpje te doen verschijnen:

U selecteert de 4D expression die u wenst toe te voegen (of te wijzigen). Eerst wijzigt u Master Table

naar ‘All Tables’ waarna u de tabel Patienten opent. Uit die tabel kiest u het gewenste veld. U

dubbelklikt erop waarna u op OK klikt om het op te nemen op het label.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 89/107

21 MUTUALITEITSGEGEVENS

21.1 Mutualiteitsgegevens worden niet opgeladen

1. Controleer of het eHealthcertificaat van de dokter is gekoppeld, dit kan je zien via archief / licentie /

licentieparameters / onderaan dubbelklik je op de naam van de dokter. Is het certificaat + het juiste paswoord

ingevuld?

2. Is het eHealth-certificaat vervallen?

3. Staat het eHealthcertificaat onder de map medibase / eHealht / resources / P12?

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 90/107

22 PATIENTEN

22.1 Lijst van patiënten uit Medibase halen

Als u patiënten uit Medibase wenst te exporteren gaat u als volgt te werk.

U gaat naar Patiënten / bestand.

Daarna bestand / toon volledig bestand.

U krijgt nu een lijst van ALLE patiënten.

U gaat vervolgens naar bestand / Quick Report.

U krijgt een nieuw scherm.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 91/107

U klikt op het + - teken

Er komt (patiënten) naam te staan.

U klikt vervolgens weer op het plusteken (achter patiënten naam) en er zal een nieuwe kolom verschijnen.

Dit blijft u doen tot u volgend resultaat krijgt.

Vervolgens klikt u op destination.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 92/107

Klik op execute

Er wordt gevraagd om de lijst op te slaan. U slaat het op, bvb met de naam: lijst patiënten.

Daarna opent u het programma excel.

U kiest bestand / openen.

U gaat naar het bestand: lijst patiënten.

Zorg ervoor dat rechts onder ‘alle bestanden’ zijn aangeduid, anders gaat u het bestand lijst patiënten niet

terugvinden.

U duidt het bestand lijst patiënten aan en klikt vervolgens op openen.

Nu gaat u het volgende zien:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 93/107

Dit mag u zo laten staan en op voltooien klikken.

Als het goed is heeft u nu een excel met alle patiënten erin. Deze kan u dan opslaan.

(in ons voorbeeld tonen we uiteraard geen patiënten (GDPR))

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 94/107

23 PEDIATRIE

23.1 Groeicurven 2024 (versie 20250130)

De pediatrie module bevat vernieuwde groeicurven voor kinderen van 0 tot 5 jaar. Beschikbare curves zijn:

- Lengte/Leeftijd.

- Gewicht/Leeftijd.

- Hoofdomtrek/Leeftijd.

- Gewicht/Lengte.

- BMI/Leeftijd.

De bestaande groeicurven blijven beschikbaar via de optie Oude Groeicurven.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 95/107

24 PRINTEN

24.1 De brieven worden niet meer afgeprint

1. Staat de printer aan?

2. Is de printerdriver offline in Windows/MAC?

3. Is de printerdriver in Windows geïnstalleerd?

4. Kan er vanuit een ander programma worden geprint?

5. Archief / printer / staat de juiste printer ingevuld?

6. De brievenprinter moet (in principe) altijd de standaardprinter zijn, is dit zo?

25 PROTOCOLS

25.1 juiste arts selecteren bij import protocols

Bij het importeren van protocols wordt telkens gevraagd om de juiste arts te selecteren.

Indien u dit niet wenst, kan u een bepaalde voorkeur activeren.

Archief - voorkeuren - speciaal - importeer protocols - Standaard 1ste dokter koppelen indien ongekende arts.

25.2 Protocols van een bepaald labo worden niet

ingelezen

Vraag aan het labo om de resultaten in het Medidoc formaat door te sturen.

via Medibase.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 96/107

26 RECIP-E

26.1 Nieuwe geneesmiddelen toevoegen

In C-Specialist is het mogelijk om zelf geneesmiddelen toe te voegen of magistrale bereidingen aan te maken,

naast de officieel terugbetaalde geneesmiddelen die automatisch worden geïmporteerd. Indien u nieuwe

geneesmiddelen toevoegt of de naam van een bestaand geneesmiddel wijzigt, is het aan te raden om de

bestaande therapielijst te verwijderen.

Volg hiervoor de onderstaande stappen:

26.1.1 Verwijderen van de therapielijst

Ga naar het startscherm van C-Specialist en ga naar het menu HULPMIDDELEN - KEUZELIJSTEN:

Selecteer vervolgens de keuzelijst 'Therapie':

Verwijder deze met behulp van het -icoontje.

De therapielijst wordt later automatisch opnieuw opgebouwd wanneer u wijzigingen doorvoert in het

geneesmiddelenbestand.

26.1.2 Een nieuw geneesmiddel toevoegen

Om een nieuw geneesmiddel toe te voegen, gaat u vanuit het startscherm naar ARCHIEF - VENSTERS –

GENEESMIDDELEN:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 97/107

Klik op om een nieuw geneesmiddel aan te maken. In het eerste scherm voert u de naam van het

geneesmiddel, de hoeveelheid en de posologie in. Op basis van deze gegevens wordt het veld 'voorschrift'

automatisch ingevuld, maar dit kan naar wens worden aangepast:

26.1.3 Aanvullende opties voor geïmporteerde geneesmiddelen

Voor geneesmiddelen die uit het officiële geneesmiddelenbestand (BCFI) zijn geïmporteerd, werd een tweede

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 98/107

scherm voorzien:

Hier kunt u bijvoorbeeld aangeven dat bij het voorschrijven van het geneesmiddel automatisch een attest of

document wordt afgedrukt. Dit kan van belang zijn indien u wenst te bepalen of een dergelijk document

noodzakelijk is voor de patiënt.

26.1.4 Invoeren van magistrale bereidingen

Bij het invoeren van magistrale bereidingen wordt aanbevolen een asterisk (*) voor de naam te plaatsen.

Bijvoorbeeld:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 99/107

Hierdoor kunt u deze bereidingen eenvoudig terugvinden in de lijst met geneesmiddelen tijdens het

voorschrijven. Indien het automatisch ingevulde 'voorschrift' veld niet correct of onvolledig is, kunt u dit

handmatig

aanpassen.

Daarnaast kunt u in het veld 'patiëntinfo' extra informatie toevoegen.

Deze informatie wordt opgenomen op het medicatievoorschrift:

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 100/107

26.1.5 Opnieuw opbouwen van de therapielijst

Van zodra er wijzigingen zijn doorgevoerd in het geneesmiddelenbestand, zal het systeem u vragen of de

therapielijst opnieuw mag worden opgebouwd.

Dit gebeurt automatisch bij het afsluiten van het geneesmiddelenbestand via het volgende dialoogvenster:

Wanner u op OK klikt dan zal de therapielijst opnieuw worden opgebouwd.

26.2 Softwarematige configuratie

Sinds 1 juni 2018 zijn specialisten verplicht zijn om geneesmiddelen rechtstreeks door te sturen naar

apothekers. Het standaard geneesmiddelenvoorschrift is ondertussen verdwenen, hoewel het nog steeds

mogelijk is om medicatie op de "oude" manier voor te schrijven en af te drukken.

26.2.1 Vereisten

26.2.1.1 Patiëntgegevens

De patiënt waarvoor u een elektronisch voorschrift maakt, moet beschikken over een Rijksregisternummer

(ook van toepassing op kinderen met een KIDS-ID):

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 101/107

26.2.1.2 Configuratie

De parameters en certificaten voor e-Health moeten correct geconfigureerd worden in C-Specialist.

26.2.1.3 Software

De vereiste software moet geïnstalleerd zijn op elke PC of MAC waar u Recip-e wilt gebruiken.

Belangrijk: Het meest recente geneesmiddelenbestand (SAM2) wordt maandelijks ter beschikking gesteld. Het

is niet verplicht om deze op te laden, maar let op: deze bevat de codes van de geneesmiddelen zoals bekend bij

het RIZIV. Indien de geneesmiddelen niet worden opgeladen, zullen deze worden beschouwd worden als

magistrale bereidingen.

26.2.2 Configuratie

26.2.2.1 Vereiste software

Zorg ervoor dat u beschikt over een geldig eHealth-certificaat en het bijbehorende wachtwoord. De benodigde

EHEALTH-software moet geïnstalleerd zijn op elke pc of Mac waar Recip-e gebruikt wordt (deze software wordt

door ons geïnstalleerd in de medibase-folder):

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 102/107

Met behulp van de C-specialist-installer (bruikbaar vanaf C-specialist versie V20) kan u de eHealth-software

steeds en makkelijk up-to-date houden:

Een nieuw eHealth-certificaat kunt u aanvragen bij eHealth of eventueel samen met ons aanmaken (betalende

interventie).

Daarnaast dient steeds de meest recente versie van JAVA geïnstalleerd te zijn. De meest recente versie van

Java kunt u downloaden van het internet (www.java.com).

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 103/107

26.2.2.2 Instellingen in C-specialist

27.1.2.2.1 Licentieparameters

Ga naar Archief - Licentie - Licentieparameters en selecteer de arts voor wie u het certificaat wilt invoeren en

Recip-e wilt configureren:

Dubbelklik op een arts:

Zorg ervoor dat de volgende velden correct zijn ingevuld: Naam, voornaam, straat, postcode, gemeente,

telefoonnummer (geen leestekens zoals puntjes of streepjes), Riziv-nummer (alle cijfers achter elkaar), RRNR

(alle cijfers achter elkaar, zonder leestekens), certificaat (het door u of iemand anders aangemaakte certificaat,

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 104/107

beginnend met ‘SSIN=’ en eindigend op ‘.P12’), wachtwoord van het certificaat.

Als een van deze velden niet correct is ingevuld, zal het systeem niet functioneren:

Indien je eHealth-certificaat is vervallen:

Plaats het nieuwe eHealth-certificaat in dat geval in de map EHEALTH/Resources/P12.

Geef nu in C-specialist in het veld Certificaat het nieuwe certificaat in (zoals eerder reeds vermeld).

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 105/107

26.2.3 eHealth-connector

Nadat u de voorgaande stappen correct hebt doorlopen, kunt u beginnen met het gebruik van Recip-e.

Bij het opstarten van C-specialist verschijnt er eerst een dialoogvenster:

Sluit dit niet af (!), maar verklein het, aangezien het zorgt voor een permanente verbinding met eHealth.

Herhaling: Een elektronisch voorschrift kan alleen worden aangemaakt indien de patiënt een

rijksregisternummer heeft. Als de patiënt geen rijksregisternummer heeft, kunt u nog steeds op de oude manier

een voorschrift afdrukken door de geneesmiddelen te selecteren en op de knop 'Voorschrift' te drukken.

26.2.4 Geneesmiddelenbestand

Zorg ervoor dat er geen dubbele geneesmiddelen in uw geneesmiddelenbestand bestaan, omdat dit

problemen kan opleveren. Controleer dus best eerst uw geneesmiddelenbestand op eventuele dubbels (via

Archief – Vensters – Geneesmiddelen).

Indien u nieuwe geneesmiddelen wenst toe te voegen (manueel of via het BCFI-bestand), verwijder dan eerst

de keuzelijst ‘Therapie’ vanuit het keuzelijsten-bestand, via Hulpmiddelen – Keuzelijsten.

Pas wanneer deze keuzelijst werd verwijderd kan u manueel nieuwe geneesmiddelen toevoegen of het BCFI

(SAM2)-bestand uploaden via de C-specialist-installer. Aan het begin van elke maand wordt er een nieuwe

geneesmiddelen-bestand ter beschikking gesteld.

Als u geen geneesmiddelen ziet verschijnen in de klinische consultatie (onder Therapie), ga dan naar menu

Hulpmiddelen > Documenten en verwijder de keuzelijst 'Therapie'. Ga vervolgens naar Archief > Vensters >

Geneesmiddelen en druk op de knop ’aanmaak therapielijst’ om de therapielijst opnieuw aan te maken. Deze

button dient er dus ook voor om een therapielijst aan te maken indien deze nog niet zou bestaan. Deze moet

altijd bestaan vooraleer u medicatie kan voorschrijven.

FAQ - klanten • CONFIDENTIEEL

Documentatie nexuzhealth • 2025 106/107

27 Website

Sinds versie 20250404 kan u vanuit het beginscherm van het programma rechtstreeks naar de website van C-

Specialist gaan. www.c-Specialist.be

Op de website kan u verschillende zaken terugvinden zoals openingsuren, veelgestelde vragen, nieuwigheden

(releasenotes), opleidingsdagen, etc.